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Damit GOFR funktioniert, muss MS Office NICHT installiert sein. Zum Lesen von MS-Office-Dokumenten der Version 2003 und früher wird jedoch ein Microsoft-Office-Kompatibilitätspaket benötigt (ein kostenloser Download, erhältlich auf unserer Website) (siehe unten „Mit MS Office 2003 arbeiten“).

GOFR arbeitet mit den aktuellen MS-Office-Dateiformaten (.docx, .xlsx, .pptx und ähnlichen), die von Office 2007 und jeder späteren Version einschließlich Microsoft 365 verwendet werden, sowie mit den älteren Office-97-2003-Formaten (.doc, .xls, .ppt). Die Dateitypen sind unten unter Schritt 1 aufgeführt.

PDF: Die Kontrollkästchen PDF und RTF in Schritt 1 werden nur angezeigt, wenn MS Word auf Ihrem Computer installiert ist. Wie PDF-Dateien verarbeitet werden, legen Sie mit PDF-Verarbeitung in den Erweiterten Einstellungen fest.

Das Programm kann in mehreren Sprachen angezeigt werden, siehe Sprache ändern.

Die 4 Schritte

Das Programm führt Sie in 4 Schritten durch seine Ersetzungen. Jeder Schritt erscheint, wenn der vorherige abgeschlossen ist.

Schritt 1

Wählen Sie aus, mit welchen Office-Dokumenten und Dateitypen Sie arbeiten möchten. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf ein Kontrollkästchen, um seine Dateitypen zu sehen.

Um benutzerdefinierte Dateitypen einzurichten, geben Sie sie in den Erweiterten Einstellungen ein (die Sie über das Zahnradsymbol oben rechts erreichen).

Schritt 2

Wählen Sie die Ordner oder Dateien aus, in denen das Programm nach Ihren Dateien suchen soll, indem Sie auf Ordner wählen oder Dateien wählen klicken. Das kann C:\, Eigene Dokumente usw. sein. Aktivieren Sie Mit Unterordnern, um die Ordner unterhalb der hinzugefügten einzubeziehen.

In diesem Schritt können Sie Drag & Drop verwenden. Sie können mehrere Ordner mit Dokumenten oder einzelne Dateien in Schritt 2 ziehen. Wenn der Ordner oder die Datei richtig über Schritt 2 positioniert ist, zeigt die Hintergrundfarbe an, dass Sie hier ablegen können. Blau bedeutet, dass Sie ablegen können. Rot bedeutet, dass der in Schritt 1 ausgewählte Dateityp und die abgelegte Datei nicht zusammenpassen. Bitte lesen Sie hier die Drag-&-Drop-Funktion.

Sie können Dateien auch aus einer CSV-Dateiliste laden (klicken Sie auf CSV-Liste importieren). Bitte beachten Sie, dass der Dateiname mit vollständigem Pfad die allererste Spalte Ihrer CSV-Datei sein muss. Eine erste Zeile mit dem Wort "path" wird als Überschrift behandelt und übersprungen.

Sobald einige Dateien geladen sind, zeigt Schritt 2 außerdem:

• Gewählte Dateien prüfen, um die Dateien zu prüfen und einige davon auszulassen;
• eine Schaltfläche zum Aktualisieren, um den Inhalt der ausgewählten Ordner erneut zu lesen;
• eine Schaltfläche zum Entfernen, um alle ausgewählten Dateien und Ordner zurückzusetzen und die übrigen Einstellungen unverändert zu lassen;
• die Dateimaske, wenn Erweiterte Suchoptionen aktivieren in den Erweiterten Einstellungen eingeschaltet ist.

Schritt 3

In diesem Schritt teilen Sie dem Programm mit, welche Arten von Änderungen Sie vornehmen möchten.

• Text ersetzen: Textersetzungen vornehmen.
• Bilder ersetzen: Bilder durch ein anderes Bild oder durch Text ersetzen, alle Bilder in den ausgewählten Dokumenten ansehen oder in einen Ordner extrahieren.
• Excel-Verbindungen: Verbindungszeichenfolgen in Excel aktualisieren.
• Optionen: zusätzliche Verarbeitungsoptionen festlegen (etwa das Entfernen von Kopf- und Fußzeilen).
• Nach PDF: die Dokumente als letzten Schritt in PDF konvertieren.
• Metadaten ersetzen: Änderungen an den Dokumenteigenschaften / Metadaten / benutzerdefinierten Formularfeldern vornehmen.
• Diagramme: Excel-Diagramme als Bilder extrahieren.
• Schriften: Schriftarten und Schriftgrade ersetzen.

Sie müssen mit einer dieser Schaltflächen mindestens eine Änderung vornehmen, um zu Schritt 4 zu gelangen.

Wenn Sie eine bestimmte Ersetzung vornehmen, wird der Hintergrund der zugehörigen Schaltfläche grün, um anzuzeigen, dass eine Ersetzung eingerichtet wurde.

Schritt 4

Klicken Sie auf Zielordner für Ergebnisse, um den Ausgabeordner auszuwählen, in dem das Programm alle Dateien mit den entsprechenden Ersetzungen ablegt. Sie können auch Originale überschreiben aktivieren: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Sicherung haben, bevor Sie diesen Vorgang ausführen. Auch hier können Sie Drag & Drop verwenden. Sie können den Ausgabeordner in Schritt 4 ziehen – probieren Sie es aus! Siehe Ausgabe.

Ausführen

Wenn alle 4 Schritte abgeschlossen sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzungen oder Extraktionen durchführen, um die Verarbeitung aller Ihrer Dokumente zu starten und die festgelegten Änderungen darauf anzuwenden. Vorgang abbrechen beendet einen laufenden Vorgang.

Wenn der Lauf beendet ist, öffnet Protokoll anzeigen das Protokoll des Laufs, und Ergebnisse öffnen öffnet den Ordner mit den Ergebnissen.

RESET setzt die ausgewählten Dateien und die eingerichteten Änderungen zurück.

Die Protokolldatei

Die Protokolldatei wird in den folgenden Ordner geschrieben:

C:\Users\<user account>\AppData\Local\Exis,LLC\gofrlog

wobei <user account> der Ordner Ihres Windows-Benutzerkontos ist. Der Ordner wird auch in Schritt 4 angezeigt.

Die Protokolldatei enthält alle Parameter und das Ergebnis aller Ersetzungen.

Die Protokolldatei wird im .csv-Format geschrieben und mit Datum und Uhrzeit im Format GOFR_logfile_MMddyyyyhhmmss.csv versehen, wobei gilt:

• MM = Monat (03 = März usw.)
• dd = Tag (01, 02, ...)
• yyyy = Jahr
• hh = Stunde (12-Stunden-Format, 01-12)
• mm = Minuten (00-59)
• ss = Sekunden (00-59)

Protokolldateien, die älter als 30 Tage sind, werden beim Start des Programms gelöscht.

Testversion

Bis das Programm aktiviert ist, läuft es als Testversion, und der Titel des Hauptfensters endet mit „(Testversion)“. Im Allgemeinen steht in der Testversion die gesamte Funktionalität zum Testen zur Verfügung, mit den folgenden Ausnahmen:

• Die Testversion läuft 1 Woche.
• In Schritt 2 können bis zu 20 Dateien ausgewählt werden.
• Das Tageskontingent beträgt 10 Läufe. Jeder Klick auf Ersetzungen oder Extraktionen durchführen zählt als einer. Nach jedem Lauf zeigt eine Meldung an, wie viele Sie verbraucht haben und an welchem Datum die Testversion abläuft.
• Originale überschreiben ist nicht verfügbar. Wählen Sie stattdessen einen Zielordner.
• Jedes Word-Dokument, das die Software ändert, erhält auf jeder Seite ein Wasserzeichen „TRIAL COPY“. Ein Word-Dokument, in dem nichts geändert wurde, erhält kein Wasserzeichen.
• Ersatzbilder werden mit „Trial Version“ gekennzeichnet.
• PDF-Dateien, die mit Nach PDF erstellt werden, erhalten ein Wasserzeichen www.officefindreplace.com (trial).
• Das Laden von Textersetzungen aus einer Excel- oder CSV-Vorlage ist auf 5 Ersetzungen beschränkt.
• Unter Optionen sind Replace Header, Replace Footer und Replace VB script nicht verfügbar.

Um die Einschränkungen und die Wasserzeichen zu entfernen, erwerben Sie bitte eine Lizenz und aktivieren Sie das Programm.

Groß- und Kleinschreibung

Wörter werden bei der Ersetzung korrekt groß- bzw. kleingeschrieben. Betrachten Sie den folgenden Satz:

Schön ist der Tag, schön ist die Nacht.

Wenn Sie das Wort „schön“ durch das Wort „hübsch“ ersetzen, lautet das Ergebnis:

Hübsch ist der Tag, hübsch ist die Nacht.

Das Wort „hübsch“ wird genauso groß- bzw. kleingeschrieben wie „schön“ im ursprünglichen Satz.

Mit MS Office 2003 arbeiten

Dieses Programm kann MS-Office-97-2003-Dokumente lesen.

Um ältere Versionen von MS-Office-Dokumenten zu lesen, muss das Microsoft-Office-Kompatibilitätspaket installiert sein (es ist ein kostenloser Download). Sie müssen Office NICHT installiert haben, um das Kompatibilitätspaket zu installieren.

Sie können es hier von unserer Website herunterladen: https://www.officefindreplace.com/home/downloads