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Per il funzionamento di GOFR NON è necessario che MS Office sia installato. Tuttavia, per leggere i documenti MS Office 2003 e versioni precedenti è necessario un Pacchetto di compatibilità Microsoft Office (download gratuito, disponibile dal nostro sito Web); vedere Utilizzo di MS Office 2003 più avanti.

GOFR funziona con i formati di file MS Office correnti (.docx, .xlsx, .pptx e simili), usati da Office 2007 e da tutte le versioni successive, incluso Microsoft 365, e con i formati Office 97-2003 meno recenti (.doc, .xls, .ppt). I tipi di file sono elencati nel Passaggio 1 più avanti.

PDF: le caselle di controllo PDF e RTF nel Passaggio 1 vengono visualizzate solo se MS Word è installato sul computer. La modalità di elaborazione dei file PDF si imposta con Gestione PDF nelle Impostazioni avanzate.

Il programma può essere visualizzato in diverse lingue, vedere Cambiare la lingua.

I 4 passaggi

Il programma guida l'utente attraverso 4 passaggi per eseguire le sostituzioni. Ogni passaggio compare quando quello precedente è completato.

Passaggio 1

Selezionare i documenti Office e i tipi di file con cui si desidera lavorare. Passare il puntatore del mouse su una casella di controllo per visualizzarne i tipi di file.

Per configurare tipi di file personalizzati è necessario immetterli nelle Impostazioni avanzate (raggiungibili facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo superiore destro).

Passaggio 2

Selezionare le cartelle o i file in cui il programma deve cercare i file, facendo clic su Aggiungi cartelle o Aggiungi file. Può essere C:\, Documenti e così via. Selezionare Cerca nelle sottocartelle per includere le cartelle contenute in quelle aggiunte.

In questo passaggio è possibile usare il trascinamento della selezione. È possibile trascinare più cartelle con documenti oppure singoli file nel passaggio 2. Quando la cartella o il file è posizionato correttamente sul passaggio 2, il colore di sfondo indica che è possibile rilasciarlo. Il blu significa che è possibile rilasciare. Il rosso significa che il tipo di file selezionato nel passaggio 1 e il file che si sta rilasciando non sono compatibili. Vedere la funzionalità di trascinamento della selezione.

È anche possibile caricare i file da un elenco in un file csv (fare clic su Importa file da CSV). Si noti che il nome del file, con il percorso completo, deve trovarsi nella primissima colonna del file csv. Una prima riga contenente la parola "path" viene trattata come intestazione e saltata.

Dopo il caricamento di alcuni file, il passaggio 2 mostra anche:

• Esamina i file selezionati per l'operazione, per esaminare i file ed escluderne alcuni;
• un pulsante di aggiornamento, per rileggere il contenuto delle cartelle selezionate;
• un pulsante di rimozione, per reimpostare tutti i file e le cartelle selezionati lasciando invariate le altre impostazioni;
• la maschera di file, quando Abilita opzioni di ricerca avanzate è attivata nelle Impostazioni avanzate.

Passaggio 3

In questo passaggio si indica al programma il tipo di modifiche che si desidera apportare.

• Sostituisci testo: consente di eseguire sostituzioni di testo.
• Gestione immagini: consente di sostituire le immagini con un'altra immagine o con testo, di visualizzare tutte le immagini nei documenti selezionati o di estrarle in una cartella.
• Connessioni Excel: consente di aggiornare le stringhe di connessione in Excel.
• Opzioni: consente di impostare opzioni di elaborazione aggiuntive (ad esempio la rimozione di intestazioni e piè di pagina).
• Esporta PDF: consente di convertire i documenti in PDF come passaggio finale.
• Sostituisci metadati: consente di apportare modifiche alle proprietà del documento / ai metadati / ai campi del modulo personalizzato.
• Grafici: consente di estrarre i grafici di Excel come immagini.
• Caratteri: consente di sostituire caratteri e dimensioni dei caratteri.

Per procedere al passaggio 4 è necessario apportare almeno una modifica con uno di questi pulsanti.

Quando si esegue una determinata sostituzione, lo sfondo del relativo pulsante diventa verde per indicare che è stata apportata una modifica.

Passaggio 4

Fare clic su Seleziona cartella di destinazione per selezionare la cartella di output in cui il programma inserirà tutti i file con le sostituzioni appropriate. È anche possibile selezionare Sovrascrivi originali: assicurarsi di disporre di un buon backup prima di eseguire questa operazione. Anche qui è possibile usare il trascinamento della selezione. È possibile trascinare la cartella di output nel passaggio 4: provare per credere! Vedere Output.

Esecuzione

Dopo il completamento di tutti i 4 passaggi, fare clic sul pulsante Esegui sostituzioni o estrazioni per avviare l'elaborazione di tutti i documenti e applicare le modifiche identificate. Annulla operazione interrompe un'esecuzione in corso.

Al termine dell'esecuzione, Visualizza file di log apre il log dell'esecuzione e Apri cartella risultati apre la cartella con i risultati.

RESET cancella i file selezionati e le modifiche impostate.

Il file di log

Il file di log viene scritto nella cartella:

C:\Users\<user account>\AppData\Local\Exis,LLC\gofrlog

dove <user account> è la cartella dell'account utente di Windows. La cartella è visualizzata anche nel passaggio 4.

Il file di log contiene tutti i parametri e il risultato di tutte le sostituzioni.

Il file di log viene scritto in formato .csv e include data e ora nel formato GOFR_logfile_MMddyyyyhhmmss.csv, dove:

• MM = mese (03 = marzo e così via)
• dd = giorno (01, 02, ...)
• yyyy = anno
• hh = ora (formato a 12 ore, 01-12)
• mm = minuti (00-59)
• ss = secondi (00-59)

I file di log più vecchi di 30 giorni vengono eliminati all'avvio del programma.

Versione di prova

Finché il programma non viene attivato, funziona come versione di prova e il titolo della schermata principale termina con "(versione di prova)". In generale, nella versione di prova tutte le funzionalità sono disponibili per essere provate, con le eccezioni seguenti:

• La versione di prova dura 1 settimana.
• Nel passaggio 2 è possibile selezionare fino a 20 file.
• Il limite giornaliero è di 10 esecuzioni. Ogni clic su Esegui sostituzioni o estrazioni conta come una. Dopo ogni esecuzione, un messaggio indica quante ne sono state usate e la data di scadenza della versione di prova.
• Sovrascrivi originali non è disponibile. Selezionare invece una cartella di destinazione.
• Ogni documento Word modificato dal software riceve una filigrana "TRIAL COPY" su ogni pagina. Un documento Word in cui non è stato modificato nulla non riceve la filigrana.
• Le immagini sostitutive vengono contrassegnate con "Trial Version".
• I file PDF creati con Esporta PDF ricevono una filigrana www.officefindreplace.com (trial).
• Il caricamento delle sostituzioni di testo da un modello Excel o CSV è limitato a 5 sostituzioni.
• In Opzioni, Sostituisci intestazione, Sostituisci piè di pagina e Sostituisci script VB non sono disponibili.

Per rimuovere i limiti e le filigrane, acquistare una licenza e attivare il programma.

Maiuscole e minuscole

Durante la sostituzione, le parole vengono scritte con le maiuscole corrette. Si consideri la frase seguente:

Matita accanto a una matita.

Se si sostituisce la parola "matita" con la parola "penna", il risultato sarà:

Penna accanto a una penna.

La parola "penna" verrà scritta con le maiuscole e le minuscole della parola "matita" nella frase originale.

Utilizzo di MS Office 2003

Questo programma può leggere i documenti MS Office 97-2003.

Per leggere le versioni meno recenti dei documenti MS Office è necessario che sia installato il Pacchetto di compatibilità Microsoft Office (download gratuito). NON è necessario che Office sia installato per installare il pacchetto di compatibilità.

È possibile scaricarlo dal nostro sito Web qui: https://www.officefindreplace.com/home/downloads