Bienvenue dans Global Office Find and Replace !

Pour obtenir de l'aide supplémentaire, consultez notre site web principal, qui propose notamment des vidéos pratiques : https://www.officefindreplace.com/home/tutorials

Pour que GOFR fonctionne, il n'est PAS nécessaire que MS Office soit installé ; en revanche, un pack de compatibilité Microsoft Office (téléchargement gratuit, disponible sur notre site web) est nécessaire pour lire les documents MS Office des versions 2003 et antérieures (voir Utilisation avec MS Office 2003 ci-dessous).

GOFR fonctionne avec les formats de fichiers MS Office actuels (.docx, .xlsx, .pptx et similaires), utilisés par Office 2007 et toutes les versions ultérieures, y compris Microsoft 365, ainsi qu'avec les anciens formats Office 97-2003 (.doc, .xls, .ppt). Les types de fichiers sont indiqués à l'étape 1 ci-dessous.

PDF : les cases à cocher PDF et RTF de l'étape 1 ne sont affichées que si MS Word est installé sur votre ordinateur. Le mode de traitement des fichiers PDF se règle avec Traitement des PDF dans les Paramètres avancés.

Le programme peut être affiché dans plusieurs langues, voir Changer la langue.

Les 4 étapes

Le programme vous guide à travers 4 étapes pour effectuer ses substitutions. Chaque étape apparaît lorsque la précédente est terminée.

Étape 1

Sélectionnez les documents Office et les types de fichiers avec lesquels vous voulez travailler. Placez le pointeur sur une case à cocher pour voir ses types de fichiers.

Pour configurer des types de fichiers personnalisés, vous devez les saisir dans les Paramètres avancés (accessibles en cliquant sur l'icône d'engrenage en haut à droite).

Étape 2

Sélectionnez les dossiers ou les fichiers dans lesquels le programme doit rechercher vos fichiers, en cliquant sur Ajouter dossiers ou Ajouter fichiers. Il peut s'agir de C:\, de Mes documents, etc. Cochez Inclure sous-dossiers pour inclure les dossiers situés sous ceux que vous ajoutez.

Vous pouvez utiliser le glisser-déposer à cette étape. Vous pouvez faire glisser plusieurs dossiers contenant des documents, ou faire glisser des fichiers isolés dans l'étape 2. Lorsque le dossier ou le fichier est correctement positionné au-dessus de l'étape 2, la couleur de l'arrière-plan indique que vous pouvez le déposer ici. Le bleu signifie que vous pouvez déposer. Le rouge signifie que le type de fichier sélectionné à l'étape 1 et le fichier que vous déposez ne sont pas compatibles. Consultez la fonction de glisser-déposer ici.

Vous pouvez aussi charger des fichiers à partir d'une liste dans un fichier csv (cliquez sur Importer liste CSV). Notez que le nom du fichier, avec son chemin complet, doit se trouver dans la toute première colonne de votre csv. Une première ligne contenant le mot « path » est traitée comme un en-tête et ignorée.

Une fois des fichiers chargés, l'étape 2 affiche également :

• Vérifier les fichiers choisis, pour vérifier les fichiers et en écarter certains ;
• un bouton d'actualisation, pour relire le contenu des dossiers sélectionnés ;
• un bouton de suppression, pour réinitialiser tous les fichiers et dossiers sélectionnés sans toucher aux autres paramètres ;
• le Masque, lorsque Activer les options de recherche avancées est activé dans les Paramètres avancés.

Étape 3

À cette étape, vous indiquez au programme les types de modifications que vous souhaitez effectuer.

• Remplacer texte : effectuer des substitutions de texte.
• Remplacer images : remplacer des images par une autre image ou par du texte, afficher toutes les images des documents sélectionnés ou les extraire dans un dossier.
• Connexions Excel : mettre à jour les chaînes de connexion dans Excel.
• Options : définir des options de traitement supplémentaires (comme la suppression des en-têtes et des pieds de page).
• Exporter PDF : convertir les documents en PDF comme dernière étape.
• Métadonnées : modifier les propriétés du document / les métadonnées / les champs de formulaire personnalisés.
• Graph. Excel : extraire les graphiques Excel sous forme d'images.
• Polices : effectuer des substitutions de polices et de tailles de police.

Vous devez effectuer au moins une modification avec l'un de ces boutons pour passer à l'étape 4.

Lorsque vous définissez une substitution, l'arrière-plan de son bouton devient vert pour indiquer qu'une substitution a été définie.

Étape 4

Cliquez sur Dossier de destination pour sélectionner le dossier de sortie dans lequel le programme placera tous les fichiers avec les substitutions appropriées. Vous pouvez aussi cocher Écraser les originaux : assurez-vous de disposer d'une bonne sauvegarde avant d'effectuer cette opération. Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer ici. Vous pouvez faire glisser le dossier de sortie dans l'étape 4 – essayez ! Voir Sortie.

Exécution

Une fois les 4 étapes terminées, cliquez sur le bouton Effectuer les substitutions ou extractions pour lancer le traitement de tous vos documents et leur appliquer les modifications définies. Annuler l'opération arrête une exécution en cours.

Lorsque l'exécution est terminée, Voir le journal ouvre le journal de l'exécution et Ouvrir les résultats ouvre le dossier contenant les résultats.

EFFACER efface les fichiers sélectionnés et les modifications que vous avez définies.

Le fichier journal

Le fichier journal est écrit dans le dossier :

C:\Users\<user account>\AppData\Local\Exis,LLC\gofrlog

où <user account> est le dossier de votre compte d'utilisateur Windows. Le dossier est également indiqué à l'étape 4.

Le fichier journal contient tous les paramètres et le résultat de toutes les substitutions.

Le fichier journal est écrit au format .csv et son nom comporte la date et l'heure au format GOFR_logfile_MMddyyyyhhmmss.csv, où :

• MM = mois (03 = mars, etc.)
• dd = jour (01, 02, ...)
• yyyy = année
• hh = heure (format 12 heures, 01-12)
• mm = minutes (00-59)
• ss = secondes (00-59)

Les fichiers journaux de plus de 30 jours sont supprimés au démarrage du programme.

Version d'essai

Tant que le programme n'est pas activé, il fonctionne en version d'essai, et le titre de l'écran principal se termine par « (essai) ». En général, toutes les fonctions peuvent être testées dans la version d'essai, à ces exceptions près :

• La version d'essai fonctionne pendant 1 semaine.
• Jusqu'à 20 fichiers peuvent être sélectionnés à l'étape 2.
• Le quota quotidien est de 10 exécutions. Chaque clic sur Effectuer les substitutions ou extractions compte pour une. Après chaque exécution, un message indique combien vous en avez utilisé et la date d'expiration de l'essai.
• Écraser les originaux n'est pas disponible. Sélectionnez plutôt un dossier de destination.
• Chaque document Word modifié par le logiciel reçoit un filigrane « TRIAL COPY » sur chaque page. Un document Word dans lequel rien n'a été modifié ne reçoit pas de filigrane.
• Les images de remplacement portent la mention « Trial Version ».
• Les fichiers PDF créés avec Exporter PDF reçoivent un filigrane www.officefindreplace.com (trial).
• Le chargement de substitutions de texte à partir d'un modèle Excel ou CSV est limité à 5 substitutions.
• Dans Options, Remplacer l'en-tête, Remplacer le pied de page et Remplacer le code VB ne sont pas disponibles.

Pour supprimer les limites et les filigranes, achetez une licence et activez le programme.

Majuscules

Les mots reçoivent la casse appropriée lors de la substitution. Prenons la phrase suivante :

Crayon dans un étui à crayon.

Si vous remplacez le mot « crayon » par le mot « stylo », le résultat sera :

Stylo dans un étui à stylo.

Le mot « stylo » prend la même casse que celle du mot « crayon » dans la phrase d'origine.

Utilisation avec MS Office 2003

Ce programme peut lire les documents MS Office 97-2003.

Pour lire les documents des anciennes versions de MS Office, le pack de compatibilité Microsoft Office doit être installé (son téléchargement est gratuit). Il n'est PAS nécessaire qu'Office soit installé pour installer le pack de compatibilité.

Vous pouvez le télécharger sur notre site web ici : https://www.officefindreplace.com/home/downloads