Dokumenteigenschaften / Metadaten – Suchen und Ersetzen

Was sind Microsoft-Office-Dokumenteigenschaften / Metadaten?

Microsoft erklärt Dokumenteigenschaften auf einer guten Seite hier

In dieser Hilfe werden Dokumenteigenschaften und Metadaten synonym verwendet.

Beachten Sie außerdem, dass Autor und Datum von Änderungsnachverfolgungen im Rahmen dieser Beschreibung ebenfalls als Metadaten gelten.

Dokumenteigenschaften sind im Wesentlichen Metadaten, die in jedem Microsoft-Office-Dokument gespeichert sind und mit dem Dokument „wandern“. Zu diesen Eigenschaften können der Firmenname, Datum und Uhrzeit der letzten Änderung des Dokuments und vieles, vieles mehr gehören.

Um Ihre Dokumenteigenschaften anzusehen, gehen Sie zu Datei -> Dropdown „Eigenschaften“ -> Erweiterte Eigenschaften.

Ein sehr, sehr wichtiger Aspekt des Dokumenteigenschaften-Editors von Office Find and Replace ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Eigenschaftswerte zu ersetzen. Diese sind sehr praktisch, wenn Sie Inhaltssteuerelemente erstellen. Mehr dazu können Sie hier lesen

Mit GOFR können Sie ALLE Office-Dokumente auf einem Computer oder einer Dateifreigabe prüfen und alle verschiedenen Eigenschaften bequem an einer Stelle ansehen.

Variablen können beim Ersetzen von Metadaten verwendet werden; lesen Sie hier mehr über Variablen und ihre Verwendung

Das Fenster „Metadaten- und Dokumenteigenschaften-Center“

Wenn Sie in Schritt 3 des Hauptfensters auf die Schaltfläche „Metadaten ersetzen“ klicken, öffnet sich das Fenster „Metadaten- und Dokumenteigenschaften-Center“.

Wenn in Schritt 2 weniger als 200 Dokumente ausgewählt sind, sieht sich die Software ALLE an und liest alle dort gespeicherten Metadaten. Beachten Sie, dass Sie den Lesevorgang mit der Schaltfläche „VERARBEITUNG ABBRECHEN“ abbrechen können, wenn Sie möchten, und trotzdem schnelle Aktualisierungen UND Such- und Ersetzungsvorgänge durchführen können.

Bei 200 Dokumenten oder mehr werden die Metadaten nicht automatisch gelesen, weil dies einige Minuten dauern kann. Auf den Registerkarten „Nach MS-Office-Dokument“ und „Nach MS-Office-Dokumenteigenschaft“ steht dann „Es wurden keine Daten geladen.“, und es gibt eine Schaltfläche „HIER KLICKEN“, die die Metadaten liest. Diese beiden Registerkarten sind optional: Wenn Sie den zu ersetzenden Wert kennen, wechseln Sie einfach zur Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ oder verwenden Sie die Registerkarte „Schnellupdate“. Beachten Sie, dass „HIER KLICKEN“ auch die bisher eingegebenen Such- und Ersetzungsvorgänge und Schnellaktualisierungen entfernt, lesen Sie die Metadaten also zuerst.

Ihnen werden 4 verschiedene Registerkarten angezeigt.

Schnellupdate

Dies ist die einfachste Registerkarte, auf der Sie schnell einige Dokumenteigenschaften festlegen können, ohne sich mit den Feinheiten des Suchens und Ersetzens zu befassen. Wenn Sie möchten, ist dies das einzige Fenster, das Sie brauchen! Füllen Sie einfach die Eigenschaft aus, die Sie festlegen möchten, zum Beispiel die Eigenschaft „Firma“, und klicken Sie oben im Fenster auf „Speichern und schließen“. Dadurch wird der Vorgang für ALLE Dokumente festgelegt, die Sie in Schritt 2 im Hauptfenster des Programms ausgewählt haben.

Die Eigenschaften, die Sie hier festlegen können, sind: Firma, Autor, Zuletzt geändert von, Vorgesetzter, Titel, Tags, Erstellt am, Geändert am, Kategorien, Status, Betreff und Hyperlink-Basis.

Beachten Sie: Wenn Sie die Werte löschen möchten, MÜSSEN Sie die unten beschriebene Schaltfläche „Metadaten löschen“ verwenden. Ein leeres Feld in diesem Fenster bedeutet, dass keine Aktion ausgeführt wird. Mehr dazu weiter unten.
Beachten Sie außerdem, dass die Schnellaktualisierung im Hintergrund einen Such- und Ersetzungsvorgang mit einem regulären Ausdruck einfügt, um jeden beliebigen Wert zu ersetzen. Sie sehen dies nach Abschluss des Vorgangs in der Protokolldatei.
Sie können auch Systemdatum und -uhrzeit der Datei an das Metadatendatum im Dokument anpassen! Legen Sie „Erstellt am“ und „Geändert am“ fest und aktivieren Sie daneben „Windows-Erstellungsdatum der Datei an die Metadaten anpassen.“ oder „Windows-Änderungsdatum der Datei an die Metadaten anpassen.“. Der Windows-Explorer zeigt das Änderungsdatum an! Sie müssen das Datum auswählen, bevor Sie das Kontrollkästchen aktivieren können.

Nach MS-Office-Dokument

Hier können Sie alle in Schritt 2 ausgewählten Dateien durchsehen und mit einem Klick auf „Metadaten anzeigen“ ALLE Metadateneigenschaften dieser Datei einblenden. Das Eigenschaftenfenster zeigt den Namen der Eigenschaft und das „Schema“, mit dem MS Office diese Eigenschaften bezeichnet. Wenn Sie hier auf „UPDATE“ klicken, wird auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ ein neuer Such- und Ersetzungsvorgang angelegt, und Sie gelangen dorthin, um die nötigen Änderungen vorzunehmen.

„Eigenschaften ohne Wert ausblenden“ ist standardmäßig aktiviert; deaktivieren Sie es, um auch die Eigenschaften zu sehen, die in dieser Datei leer sind. Klicken Sie auf „Zurück zur Dokumentliste“, um zur Dateiliste zurückzukehren.

Nach MS-Office-Dokumenteigenschaft

Hier sehen Sie eine Liste eindeutiger Eigenschaftswerte mit der Anzahl der Dokumente, in denen der jeweilige Wert vorkommt. Sie können alle Werte durchsehen und auf „Dokumente“ klicken, um alle Dateien zu sehen, in denen sie vorkommen („Zurück zur Eigenschaftsliste“ bringt Sie zurück). Klicken Sie auf „UPDATE“, um auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ einen Eintrag anzulegen, der diesen Wert sucht und ersetzt.

Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren

Hier führen Sie alle Such- und Ersetzungsvorgänge für die verschiedenen Werte durch. Jede Zeile enthält:

Löschen – entfernt einen Eintrag aus dem Such- und Ersetzungsvorgang.
Eigenschaft wählen – eine Dropdown-Liste aller Eigenschaften, die in den in Schritt 2 ausgewählten Dokumenten vorhanden sind.
Suchtext – geben Sie den Text ein, der gesucht werden soll.
OPT (neben Suchtext) – hiermit können Sie im Suchtext einen regulären Ausdruck oder einen Platzhalter aktivieren: Wählen Sie „Text“, „Platzhalter“ oder „Reguläre Ausdrücke“. Das funktioniert genauso wie bei der Textersetzung, siehe Textoptionen. Mit „Sonderzeichen“ können Sie außerdem ganz einfach ein Sonderzeichen wie das Copyright-Zeichen (©) zum Suchtext hinzufügen.
Ersetzungstext – geben Sie den Text ein, durch den ersetzt werden soll.
OPT (neben Ersetzungstext) – Sie können auch eine Ersetzung mit regulärem Ausdruck oder Platzhalter eingeben, die NACH dem erfolgreichen Suchvorgang ausgeführt wird. So können Sie die Daten weiter bearbeiten. Bitte lesen Sie dazu unsere Hilfethemen. Mit „Sonderzeichen“ können Sie außerdem ganz einfach ein Sonderzeichen wie das Copyright-Zeichen (©) zum Ersetzungstext hinzufügen.
Groß-/Klein ignorieren – wenn aktiviert, wird die Groß-/Kleinschreibung des Textes ignoriert, d. h. JoHn SmItH gilt als gleichwertig mit John Smith. Dies gilt nicht für Ersetzungen mit regulären Ausdrücken und Platzhaltern.
Ganzes Wort – wenn aktiviert, muss das ganze Wort übereinstimmen, damit die Ersetzung stattfindet. Dies gilt nicht für reguläre Ausdrücke und Platzhalter.

Hinweise

Leere Eigenschaften aktualisieren: Anders als bei Textersetzungen können Sie den Suchtext leer lassen. Das ist wichtig, wenn Sie eine leere Eigenschaft mit einem Wert füllen möchten. Lassen Sie einfach das Feld leer und geben Sie im Feld für den Ersetzungstext einen Wert ein.
Standard-Datenschutzeinstellungen von MS OFFICE 2016: Ab MS OFFICE 2016 erlaubt die Datenschutzeinstellung in Office-Dokumenten standardmäßig nicht, Metadaten mit dem Office-Dokument zu speichern. Wenn GOFR Metadaten aktualisiert, wird diese Einstellung ausgeschaltet, damit die aktualisierten Metadaten gespeichert werden können. Bitte beachten Sie, dass bei ausgeschalteter Einstellung alle Metadaten mit dem Dokument wandern und erhalten bleiben.
Genau wie bei der Textersetzung gilt: Wenn Sie im Ersetzungstext einen regulären Ausdruck oder eine Platzhalter-Ersetzung wählen, müssen Sie auch im Suchtext einen regulären Ausdruck oder einen Platzhalter verwenden. Das Programm stellt dies für Sie ein, wenn der Suchtext einfacher Text ist.
Wenn Sie einen regulären Ausdruck oder einen Platzhalter wählen, werden „Groß-/Klein ignorieren“ und „Ganzes Wort“ deaktiviert, da sie für reguläre Ausdrücke keine Bedeutung haben.
Reguläre Ausdrücke sind grün gekennzeichnet.
Platzhalter-Ausdrücke sind gelb gekennzeichnet.
Fehler bei der Eingabe eines regulären Ausdrucks oder Platzhalters sind rosa gekennzeichnet.
Die Testversion ist auf 2 Änderungen an Dokumenteigenschaften gleichzeitig beschränkt, GOFR Lite auf 5.

Metadaten löschen

Weitere Hilfe zum Entfernen von Metadaten finden Sie hier.

Ein Klick auf diese Schaltfläche fügt auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ alle passenden Einträge mit regulären Ausdrücken ein, um alle Metadaten aus Ihren Dokumenten zu löschen, und führt Sie zu dieser Registerkarte. Die Einträge ersetzen die zuvor eingegebenen Such- und Ersetzungsvorgänge und Schnellaktualisierungen. Nachdem alle Dokumente im Hauptfenster verarbeitet wurden, entfernen diese Einträge ALLE Metadatenfelder außer Datumsfeldern. Datumsfelder müssen sehr sorgfältig behandelt werden und lassen sich möglicherweise nicht automatisch mit regulären Ausdrücken entfernen. Um ein Datumsfeld zu entfernen, aktualisieren Sie es auf der Registerkarte „Nach MS-Office-Dokument“ und halten Sie sich dabei an das Datumsformat.

Datumsfelder haben das folgende UTC-Format (Beispiel):

2017-06-19T15:09:00Z

Achten Sie darauf, das Datum im obigen Format einzugeben.

WEITERE ERSETZUNG HINZUFÜGEN

Diese Schaltfläche ist nur auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ verfügbar.

Diese Schaltfläche legt eine neue Zeile für einen weiteren Such- und Ersetzungsvorgang für Metadaten an.

AUS EXCEL- ODER CSV-VORLAGE LADEN

Diese Schaltfläche ist nur auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ verfügbar.

Mit dieser Schaltfläche können Sie Ihre Ersetzungen aus einer Excel-Tabelle (.xlsx) oder einer .csv-Datei laden. Exportieren Sie zuerst in eine CSV-Datei und verwenden Sie diese Datei als Ausgangspunkt für Ihre Einträge. Siehe Ersetzungen für Dokumenteigenschaften / Metadaten aus einer EXCEL/CSV-Vorlage hochladen.

ALS CSV EXPORTIEREN

Diese Schaltfläche ist nur auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ verfügbar.

Exportieren Sie Ihre Vorgänge für Dokumenteigenschaften / Metadaten in eine CSV-Datei.

LEEREN

Entfernt alle Such- und Ersetzungsvorgänge für Metadaten und Schnellaktualisierungen und liest die Metadaten aus Ihren Dokumenten erneut ein.

Metadaten als CSV exportieren

Mit dieser praktischen Schaltfläche exportieren Sie ALLE Metadaten in eine CSV-Datei, die in Excel geöffnet werden kann. Die Datei enthält pro Dokument und Eigenschaft eine Zeile mit den Spalten File, Property und Value und wird geöffnet, wenn der Export abgeschlossen ist. Hier sehen Sie ALLE Ihre Metadaten, ebenso wie auf den verschiedenen Registerkarten in diesem Fenster.

Wenn die Metadaten noch nicht gelesen wurden (200 Dokumente oder mehr), werden sie zuerst gelesen. Wie bei „HIER KLICKEN“ werden dadurch die bisher eingegebenen Such- und Ersetzungsvorgänge und Schnellaktualisierungen entfernt.

Speichern und schließen

Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, wenn Sie fertig sind. Gehen Sie dann zurück zum Hauptfenster, wählen Sie in Schritt 4 die Ausgabe aus und klicken Sie auf „Ersetzungen oder Extraktionen durchführen“.