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Ersetzungen für Dokumenteigenschaften / Metadaten aus einer EXCEL/CSV-Vorlage hochladen

Mit der Schaltfläche „AUS EXCEL- ODER CSV-VORLAGE LADEN“ auf der Registerkarte „Metadaten suchen/ersetzen/aktualisieren“ der Metadatenzentrale können Sie Ihre Ersetzungen für Dokumenteigenschaften / Metadaten aus einer EXCEL-Tabelle (.xlsx) oder einer CSV-Datei (durch Kommas getrennt, .csv) laden.

GOFR lädt mehrere Zeilen mit Ersetzungsdaten aus einer Datei.

Bitte führen Sie die folgenden Schritte aus, damit Ihre Daten korrekt importiert werden.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „ALS CSV EXPORTIEREN“, um eine leere Vorlage zu erstellen. Dieser Schritt unterscheidet sich ein wenig von der Arbeit mit Textersetzungen. Der Grund ist, dass Sie dem Programm mitteilen müssen, welche Dokumenteigenschaftsfelder Sie importieren möchten, und am einfachsten geht das mit einem „leeren“ Export, bei dem alle Spalten und Zeilen gefüllt sind: Der Export enthält eine Zeile für jede dem Programm bekannte Dokumenteigenschaft und eine Zeile für jeden bereits eingegebenen Vorgang.
  2. Fügen Sie der Vorlage die nötigen Daten gemäß der folgenden Tabelle hinzu. Beachten Sie, dass Sie mehrere Zeilen für dieselbe Dokumenteigenschaft anlegen können. Duplizieren Sie dazu einfach die Zeile in Excel und lassen Sie die Werte von Schema und Element gleich.
  3. Speichern Sie die Datei als .csv oder .xlsx, klicken Sie auf „AUS EXCEL- ODER CSV-VORLAGE LADEN“ und wählen Sie sie aus.

Das Laden einer Vorlage ersetzt die Such- und Ersetzungsvorgänge, die sich derzeit auf der Registerkarte befinden.

Regeln

  • Ein Eintrag, bei dem SOWOHL Text To Find ALS AUCH Text To Replace leer sind, wird vom Programm ignoriert. Sie können Text To Find leer lassen. Das weist das System an, den Wert aus Text To Replace in die Dokumenteigenschaft zu schreiben, die im Dokument keinen Wert hat.
  • Eine Zeile, deren Schema und Element keiner dem Programm bekannten Dokumenteigenschaft entsprechen, wird ignoriert.
  • Um Ersetzungen aus Excel zu laden, müssen die Daten im ersten Blatt der Arbeitsmappe stehen.
  • Die Daten müssen mit den passenden Überschriften in der ersten Zeile (Zeile 1) stehen.
  • Die Spalten können in beliebiger Reihenfolge stehen, ABER sie müssen die passenden Überschriften haben.
  • Die Überschriften MÜSSEN genau wie in der folgenden Tabelle geschrieben sein. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
  • Es werden höchstens 10.000 Zeilen gelesen.
  • Die Testversion lädt nur die ersten 2 Zeilen. Das Laden aus einer Vorlage ist in GOFR Lite nicht verfügbar.

Spalten

Feldname (muss als Überschrift der Spalte erscheinen) Beschreibung
Schema Der Name des Schemas, in dem das Element vorkommt. Wenn Sie den Wert nicht kennen, exportieren Sie die Daten zunächst als CSV; dabei wird eine leere Vorlage mit den richtigen Werten erstellt.
Element Kennzeichnet das richtige Schemaelement, das Sie aktualisieren möchten. Microsoft Office kann Hunderte solcher Schemaelemente haben. Wenn Sie den Wert nicht kennen, exportieren Sie einfach zuerst in eine CSV-Datei, dort sind alle Werte angegeben.
Text To Find Dies ist der Text, den Sie in der im Element angegebenen Dokumenteigenschaft finden möchten. Es kann ein regulärer Ausdruck oder ein Platzhaltermuster sein (siehe weitere Einstellungen unten).
Regex Find Wert: True oder False. Bei True wird der Suchtext als Muster eines regulären Ausdrucks behandelt. Mehr dazu hier: Reguläre Ausdrücke. Beachten Sie, dass der Suchtext bei Eingabe von True grün gekennzeichnet wird.
WildCard Find Wert: True oder False. Bei True wird der Suchtext als Platzhalterausdruck behandelt. Mehr dazu hier: Platzhalter.
Beachten Sie, dass der Suchtext bei Eingabe von True gelb gekennzeichnet wird.
Text To Replace Dies ist der Text, durch den Sie in der im Element angegebenen Dokumenteigenschaft ersetzen möchten. Es kann ein regulärer Ausdruck oder ein Platzhaltermuster sein (siehe weitere Einstellungen unten). Die Farbkennzeichnung gilt wie beim Suchtext.
Regex Replace Wert: True oder False. Bei True wird der Ersetzungstext als regulärer Ausdruck behandelt.
WildCard Replace Wert: True oder False. Bei True wird der Ersetzungstext als Platzhaltermuster behandelt.
Case Insensitive Wert: True oder False. Bei True werden Groß- und Kleinschreibung des Textes, den Sie in Ihrem Dokument suchen, ignoriert.
Whole Word Wert: True oder False. Alle Dokumenttypen. Bei True wird der Suchtext als ganzes Wort und nicht als Teil des Wortes behandelt. Die Sonderzeichen, die Wortgrenzen (Anfang und Ende) kennzeichnen, siehe unten.

Für die Spalten mit True / False können Sie auch 1 oder 0 eingeben.

Die folgenden Zeichen kennzeichnen Wortgrenzen:

+, =, -, (, ), (Leerzeichen), /, ', <, >, ?, ^, &, %, $, #, @, !, ;, ., :, ,, [, ]

Diese Liste kann unter „Wortgrenzen-Zeichen“ auf der Seite „Erweiterte Einstellungen“ geändert werden, siehe Einstellungsseite.

Besondere Hinweise

  1. Wenn reguläre Ausdrücke oder Platzhalter eingeschaltet sind, werden die Werte für ganzes Wort und Groß-/Kleinschreibung auf false gesetzt und deaktiviert. Sie gelten nicht für Suchen mit regulären Ausdrücken.
  2. Wenn ein Suchmuster mit regulärem Ausdruck oder Platzhaltern falsch eingegeben wird, ist das entsprechende Textfeld rosa gekennzeichnet.