Proprietà del documento / metadati – Trova e sostituisci

Che cosa sono le proprietà del documento / i metadati di Microsoft Office?

Microsoft offre una buona pagina che spiega le proprietà del documento qui

In questo file della Guida i termini proprietà del documento e metadati sono usati come sinonimi.

Si noti inoltre che, ai fini di questa trattazione, anche l'autore e la data delle revisioni sono considerati metadati.

In sostanza, le proprietà del documento sono metadati memorizzati all'interno di ogni documento Microsoft Office che “viaggiano” insieme al documento. Tra queste proprietà possono figurare il nome della società, la data e l'ora dell'ultima modifica del documento e molto altro ancora.

Per visualizzare le proprietà del documento, passare a File -> menu a discesa Proprietà -> Proprietà avanzate.

Un aspetto molto, molto importante dell'editor delle proprietà dei documenti di Office Find and Replace è la possibilità di sostituire i valori delle proprietà personalizzate. Sono molto utili quando si creano i controlli del contenuto. Per saperne di più, vedere qui

GOFR consente di ispezionare TUTTI i documenti di Office presenti in un computer o in una condivisione file e di vedere comodamente in un'unica posizione tutte le diverse proprietà.

Nella sostituzione dei metadati è possibile usare le variabili. Per informazioni sulle variabili e sul loro utilizzo, vedere qui

La schermata Centro metadati e proprietà del documento

Quando si fa clic sul pulsante “Sostituisci metadati” nel passaggio 3 della schermata principale, si apre la schermata “Centro metadati e proprietà del documento”.

Se nel passaggio 2 sono selezionati meno di 200 documenti, il software li esamina TUTTI e legge tutti i metadati memorizzati al loro interno. Si noti che è possibile annullare l'operazione di lettura con il pulsante “ANNULLA ELABORAZIONE” e continuare comunque a eseguire aggiornamenti rapidi E operazioni di trova e sostituisci.

Con 200 documenti o più i metadati non vengono letti automaticamente, perché l'operazione può richiedere alcuni minuti. Le schede “Per documento MS Office” e “Per proprietà del documento MS Office” mostrano allora il messaggio “Nessun dato caricato” e hanno un pulsante “FARE CLIC QUI” che legge i metadati. Queste due schede sono facoltative: se si conosce il valore da sostituire, è sufficiente passare alla scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati” oppure usare la scheda “Aggiornamento rapido”. Si noti che “FARE CLIC QUI” rimuove anche le operazioni di trova e sostituisci e gli aggiornamenti rapidi immessi finora, quindi conviene leggere prima i metadati.

Verranno presentate 4 schede diverse.

Aggiornamento rapido

Questa è la scheda più semplice, in cui è possibile impostare rapidamente alcune proprietà del documento senza occuparsi delle complessità di trova e sostituisci. Volendo, questa è l'unica schermata necessaria. È sufficiente compilare la proprietà che si desidera impostare, ad esempio la proprietà Società, e fare clic su “Salva e chiudi” nella parte superiore della schermata. In questo modo l'operazione verrà impostata per essere eseguita su TUTTI i documenti selezionati nel passaggio 2 della schermata principale del programma.

Le proprietà che è possibile impostare qui sono: Società, Autore, Ultima modifica di, Responsabile, Titolo, Tag, Data di creazione, Data di modifica, Categorie, Stato, Oggetto e Base collegamento ipertestuale.

Si noti che per cancellare i valori è OBBLIGATORIO usare il pulsante “Cancella metadati” come descritto più avanti. Lasciare vuoto un campo in questa schermata significa non eseguire alcuna azione. Vedere più avanti ulteriori informazioni in merito.
Si noti inoltre che l'aggiornamento rapido inserisce in background un'operazione di trova e sostituisci che usa un'espressione regolare per sostituire qualsiasi valore. Questa operazione sarà visibile nel file di log al termine dell'elaborazione.
È anche possibile impostare la data e l'ora di sistema del file in modo che corrispondano alla data dei metadati nel documento. Impostare Data di creazione e Data di modifica e selezionare “Imposta la data di creazione del file di sistema Windows in modo che corrisponda ai metadati.” oppure “Imposta la data di modifica del file di sistema Windows in modo che corrisponda ai metadati.” accanto ai campi. Esplora risorse mostrerà la data di modifica. È necessario scegliere la data prima di poter selezionare la casella.

Per documento MS Office

Qui è possibile scorrere tutti i file selezionati nel passaggio 2 e, facendo clic su “Mostra metadati”, visualizzare TUTTE le proprietà dei metadati di quel file. La schermata delle proprietà mostra il nome della proprietà e lo “schema” con cui MS Office identifica tali proprietà. Se si fa clic su “AGGIORNA”, viene creata una nuova operazione di trova e sostituisci nella scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati” e si viene portati in tale scheda per apportare le modifiche necessarie.

“Nascondi le proprietà con valori vuoti” è selezionata per impostazione predefinita. Deselezionarla per vedere anche le proprietà vuote in quel file. Fare clic su “Torna all'elenco documenti” per tornare all'elenco dei file.

Per proprietà del documento MS Office

Qui viene visualizzato un elenco di valori di proprietà univoci con il numero di documenti in cui si trova ciascun valore. È possibile esaminare tutti i valori e fare clic su “Mostra doc.” per vedere tutti i file in cui sono presenti (“Torna all'elenco proprietà univoche” riporta all'elenco). Fare clic su “AGGIORNA” per creare una voce nella scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati” per trovare e sostituire quel valore.

Find/Replace/Update Metadata

Qui si definiscono tutte le operazioni di trova e sostituisci per i diversi valori. Ogni riga contiene:

Elimina – rimuove una voce dall'operazione di trova e sostituisci.
Seleziona proprietà – è un elenco a discesa di tutte le proprietà presenti nei documenti selezionati nel passaggio 2.
Testo da trovare – immettere il testo da trovare.
OPZ (accanto a Testo da trovare) – consente di attivare un'espressione regolare o un carattere jolly nel testo da trovare: scegliere “Testo”, “Caratteri jolly” o “Espressioni regolari”. Funziona come nella sostituzione di testo, vedere Opzioni testo. “Carattere speciale” consente inoltre di aggiungere facilmente al testo da trovare un carattere speciale, ad esempio il Copyright (©).
Testo sostitutivo – immettere il testo con cui sostituire.
OPZ (accanto a Testo sostitutivo) – è anche possibile immettere una sostituzione con espressione regolare o carattere jolly DOPO che l'operazione di ricerca è riuscita. Questo consente di elaborare ulteriormente i dati. Vedere gli argomenti della Guida su questo tema. “Carattere speciale” consente inoltre di aggiungere facilmente al testo sostitutivo un carattere speciale, ad esempio il Copyright (©).
Ignora maiusc. – se selezionata, le maiuscole e le minuscole del testo vengono ignorate, ad esempio JoHn SmItH è considerato equivalente a John Smith. Non si applica alle espressioni regolari e alle sostituzioni con caratteri jolly.
Parola intera – se selezionata, per effettuare la sostituzione deve corrispondere l'intera parola. Non si applica alle espressioni regolari e ai caratteri jolly.

Note

Aggiornamento di proprietà vuote: a differenza delle sostituzioni di testo, è possibile lasciare vuoto il testo da trovare. Questo è importante per assegnare un valore a una proprietà vuota. È sufficiente lasciare vuoto il campo e immettere un valore nella casella Testo sostitutivo.
Impostazioni predefinite sulla privacy di MS OFFICE 2016: per impostazione predefinita, a partire da MS OFFICE 2016, l'impostazione sulla privacy nei documenti di Office non consente di salvare i metadati nel documento. Quando GOFR aggiorna i metadati, questa impostazione viene disattivata per consentire il salvataggio dei metadati aggiornati. Si tenga presente che, con questa impostazione disattivata, tutti i metadati viaggeranno con il documento e verranno conservati.
Come nella sostituzione di testo, se nel testo sostitutivo si seleziona una sostituzione con espressione regolare o carattere jolly, è necessario usare un'espressione regolare o un carattere jolly anche nel testo da trovare. Il programma lo imposta automaticamente quando il testo da trovare è testo normale.
Se si seleziona un'espressione regolare o un carattere jolly, Ignora maiusc. e Parola intera vengono disattivati perché non hanno alcun effetto sulle espressioni regolari.
Le espressioni regolari sono evidenziate in verde.
Le espressioni con caratteri jolly sono evidenziate in giallo.
Gli errori nell'immissione di espressioni regolari o caratteri jolly sono evidenziati in rosa.
La versione di prova è limitata a 2 modifiche delle proprietà del documento alla volta e GOFR Lite a 5.

Cancella metadati

Ulteriori informazioni sulla rimozione dei metadati sono disponibili qui.

Facendo clic su questo pulsante vengono inserite tutte le voci di espressione regolare pertinenti (nella scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati”) per cancellare tutti i metadati dai documenti e si viene portati in tale scheda. Le voci sostituiscono le operazioni di trova e sostituisci e gli aggiornamenti rapidi immessi in precedenza. Dopo l'elaborazione di tutti i documenti nella schermata principale, queste voci rimuoveranno TUTTI i campi di metadati tranne i campi data. I campi data devono essere gestiti con molta attenzione e potrebbero non essere rimossi automaticamente con le espressioni regolari. Per rimuovere un campo data, aggiornarlo nella scheda “Per documento MS Office” e seguire il formato della data per aggiornarlo.

I campi data hanno il formato UTC seguente (esempio):

2017-06-19T15:09:00Z

Accertarsi di immettere la data nel formato indicato sopra.

AGGIUNGI ALTRA OPERAZIONE TROVA/SOSTITUISCI

Questo pulsante è disponibile solo nella scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati”.

Questo pulsante crea una nuova riga per consentire una nuova operazione di trova e sostituisci sui metadati.

CARICA DA MODELLO EXCEL O CSV

Questo pulsante è disponibile solo nella scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati”.

Questo pulsante consente di caricare le sostituzioni da un foglio di calcolo Excel (.xlsx) o da un file .csv. Esportare prima in CSV e usare tale file come punto di partenza per le proprie voci. Vedere Caricare sostituzioni di proprietà del documento / metadati da un modello EXCEL/CSV.

ESPORTA IN CSV

Questo pulsante è disponibile solo nella scheda “Trova/Sostituisci/Aggiorna metadati”.

Esporta le operazioni sulle proprietà del documento / metadati in un file csv.

AZZERA

Rimuove tutte le operazioni di trova e sostituisci sui metadati e gli aggiornamenti rapidi e rilegge i metadati dai documenti.

Esporta metadati in CSV

Questo comodo pulsante consente di esportare TUTTI i metadati in un file csv che può essere aperto in Excel. Il file contiene una riga per documento e proprietà, con le colonne File, Property e Value, e viene aperto al termine dell'esportazione. Qui è possibile vedere TUTTI i metadati, così come nelle diverse schede di questa schermata.

Se i metadati non sono ancora stati letti (200 documenti o più), vengono letti per primi. Come con “FARE CLIC QUI”, questa operazione rimuove le operazioni di trova e sostituisci e gli aggiornamenti rapidi immessi finora.

Salva e chiudi

Fare clic su “Salva e chiudi” al termine. Tornare quindi alla schermata principale, selezionare l'output nel passaggio 4 e fare clic su “Esegui sostituzioni o estrazioni”.