Propiedades del documento y metadatos: buscar y reemplazar

¿Qué son las propiedades del documento y los metadatos de Microsoft Office?

Microsoft tiene una buena página que explica las propiedades del documento aquí

En este archivo de ayuda, propiedades del documento y metadatos se usan como sinónimos.

Tenga en cuenta también que el autor y la fecha del control de cambios se tratan como metadatos a efectos de este análisis.

Básicamente, las propiedades del documento son metadatos almacenados dentro de cada documento de Microsoft Office que “viajan” con el documento. Estas propiedades pueden incluir el nombre de la empresa, la última fecha y hora de modificación del documento y mucho, mucho más.

Para ver las propiedades de su documento, vaya a Archivo -> menú desplegable Propiedades -> Propiedades avanzadas.

Un aspecto muy, muy importante del editor de propiedades de documento de buscar y reemplazar de Office es la posibilidad de reemplazar valores de propiedades personalizadas. Resultan muy prácticas cuando se crean controles de contenido. Puede leer sobre ello aquí

GOFR le permite inspeccionar TODOS sus documentos de Office ubicados en un equipo o recurso compartido de archivos y ver cómodamente en un solo lugar todas las distintas propiedades.

Se pueden usar variables en el reemplazo de metadatos; lea sobre las variables y su uso aquí

La pantalla Metadata Center (Centro de metadatos)

Cuando hace clic en el botón “Reemplazar metadatos” del paso 3 de la pantalla principal, se abre la pantalla “Metadata Center”.

Si se seleccionan menos de 200 documentos en el paso 2, el software examina TODOS ellos y lee todos los metadatos almacenados allí. Tenga en cuenta que, si lo desea, puede cancelar la operación de lectura con el botón “CANCELAR PROCESO” y seguir pudiendo realizar actualizaciones rápidas Y operaciones de buscar y reemplazar.

Con 200 documentos o más, los metadatos no se leen automáticamente, porque esto puede tardar unos minutos. Las pestañas “Por documento de MS Office” y “Por propiedad de documento de MS Office” muestran entonces “No se han cargado datos” y tienen un botón “HAGA CLIC AQUÍ” que lee los metadatos. Esas dos pestañas son opcionales: si conoce el valor que necesita reemplazar, vaya simplemente a la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos” o use la pestaña “Actualización rápida”. Tenga en cuenta que “HAGA CLIC AQUÍ” también quita las operaciones de buscar y reemplazar y las actualizaciones rápidas que haya introducido hasta el momento, así que lea primero los metadatos.

Se le presentarán 4 pestañas distintas.

Actualización rápida

Esta es la pestaña más sencilla, donde puede establecer rápidamente algunas propiedades del documento sin preocuparse de las complejidades de buscar y reemplazar. Si lo desea, esta es la única pantalla que necesita. Basta con rellenar la propiedad que desea establecer, como por ejemplo la propiedad Empresa, y hacer clic en “Guardar y cerrar” en la parte superior de la pantalla. Esto establecerá la operación que se realizará en TODOS los documentos que seleccionó en el paso 2 de la pantalla principal del programa.

Las propiedades que puede establecer aquí son: Empresa, Autor, Última modificación por, Administrador, Título, Etiquetas, Fecha de creación, Fecha de modificación, Categorías, Estado, Asunto y Base del hipervínculo.

Tenga en cuenta que, si desea borrar los valores, DEBE usar el botón “Borrar metadatos” descrito más abajo. Dejar un campo en blanco en esta pantalla significa que no se realiza ninguna acción. Consulte más información sobre esto a continuación.
Tenga en cuenta también que la actualización rápida inserta, entre bastidores, una operación de buscar y reemplazar con una expresión regular para reemplazar cualquier valor. Lo verá en el archivo de registro una vez completada la operación.
¡También puede establecer la fecha y hora del sistema del archivo para que coincidan con la fecha de los metadatos del documento! Establezca Fecha de creación y Fecha de modificación, y active “Establecer la fecha de creación del archivo en el sistema de Windows para que coincida con los metadatos.” o “Establecer la fecha de modificación del archivo en el sistema de Windows para que coincida con los metadatos.” junto a ellas. ¡El Explorador de Windows mostrará la fecha de modificación! Debe elegir la fecha antes de poder activar la casilla.

Por documento de MS Office

Aquí puede examinar todos los archivos que seleccionó en el paso 2 y, al hacer clic en “Mostrar metadatos”, ver TODAS las propiedades de metadatos de ese archivo. La pantalla de propiedades muestra el nombre de la propiedad y el “esquema” (schema) con el que MS Office identifica estas propiedades. Si hace clic en “ACTUALIZAR” aquí, se creará una nueva operación de buscar y reemplazar en la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos” y se le llevará allí para realizar los cambios necesarios.

“Ocultar las propiedades con valores en blanco” está activada de forma predeterminada; desactívela para ver también las propiedades que están vacías en ese archivo. Haga clic en “Volver a la lista de documentos” para volver a la lista de archivos.

Por propiedad de documento de MS Office

Aquí verá una lista de valores de propiedad únicos con el número de documentos en el que se encuentra cada valor. Puede revisar todos los valores y hacer clic en “Mostrar documentos” para ver todos los archivos donde se encuentran (“Volver a la lista de propiedades únicas” le lleva de vuelta). Haga clic en “ACTUALIZAR” para crear una entrada en la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos” para buscar y reemplazar ese valor.

Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos

Aquí es donde realizará todas las operaciones de buscar y reemplazar de los distintos valores. Cada fila tiene:

Eliminar – quita una entrada de la operación de buscar y reemplazar.
Seleccionar propiedad – es una lista desplegable con todas las propiedades que hay en los documentos que seleccionó en el paso 2.
Texto a buscar – introduzca el texto que desea buscar.
OPC (junto a Texto a buscar) – le permite habilitar una expresión regular o un comodín en el texto a buscar: elija “Texto”, “Comodín” o “Expresiones regulares”. Funciona igual que en la sustitución de texto; consulte Opciones de texto. “Carácter especial” también le permitirá agregar fácilmente un carácter especial, como el de copyright (©), al texto a buscar.
Texto de reemplazo – introduzca el texto por el que desea reemplazar.
OPC (junto a Texto de reemplazo) – también puede introducir una sustitución con expresión regular o comodín DESPUÉS de que la operación de búsqueda tenga éxito. Esto le permite manipular aún más los datos. Consulte nuestros temas de ayuda sobre este asunto. “Carácter especial” también le permitirá agregar fácilmente un carácter especial, como el de copyright (©), al texto de reemplazo.
Ignorar mayúsculas – cuando está activada, se ignoran las mayúsculas y minúsculas del texto; es decir, JoHn SmItH se considera equivalente a John Smith. No se aplica a las expresiones regulares ni a las sustituciones con comodines.
Palabra completa – cuando está activada, la palabra completa debe coincidir para que se realice la sustitución. No se aplica a las expresiones regulares ni a los comodines.

Notas

Actualización de propiedades vacías: a diferencia de las sustituciones de texto, puede dejar en blanco el texto a buscar. Esto es importante si desea rellenar una propiedad vacía con un valor. Deje el campo en blanco e introduzca un valor en el cuadro de texto de reemplazo.
Configuración de privacidad predeterminada de MS OFFICE 2016: de forma predeterminada, a partir de MS OFFICE 2016, la configuración de privacidad de los documentos de Office no permite guardar metadatos con el documento de Office. Cuando GOFR actualiza los metadatos, esta configuración se desactivará para permitir guardar los metadatos actualizados. Tenga en cuenta que, con esta configuración desactivada, todos los metadatos viajarán con el documento y se conservarán.
Igual que en la sustitución de texto, si selecciona una sustitución con expresión regular o comodín en el texto de reemplazo, también debe usar una expresión regular o un comodín en el texto a buscar. El programa lo establece por usted cuando el texto a buscar es texto sin formato.
Si selecciona una expresión regular o un comodín, Ignorar mayúsculas y Palabra completa se desactivarán porque no influyen en las expresiones regulares.
Las expresiones regulares se codifican en verde.
Las expresiones con comodines se codifican en amarillo.
Los errores en la entrada de expresiones regulares o comodines se codifican en rosa.
La versión de prueba está limitada a 2 cambios de propiedades de documento a la vez, y GOFR Lite a 5.

Borrar metadatos

Hay más ayuda sobre cómo quitar metadatos aquí.

Al hacer clic en este botón se insertan todas las entradas de expresión regular pertinentes (en la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos”) para borrar todos los metadatos de sus documentos, y se le lleva a esa pestaña. Las entradas sustituyen a las operaciones de buscar y reemplazar y a las actualizaciones rápidas que se introdujeron antes. Después de procesar todos los documentos de la pantalla principal, estas entradas quitarán TODOS los campos de metadatos excepto los campos de fecha. Los campos de fecha deben tratarse con mucho cuidado y es posible que las expresiones regulares no los quiten automáticamente. Para quitar un campo de fecha, actualícelo en la pestaña “Por documento de MS Office” y siga el formato de fecha para actualizarlo.

Los campos de fecha tienen el formato UTC siguiente (ejemplo):

2017-06-19T15:09:00Z

Asegúrese de introducir la fecha en el formato anterior.

AÑADIR OTRA OPERACIÓN DE BUSCAR Y REEMPLAZAR

Este botón solo está disponible en la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos”.

Este botón crea una fila nueva para permitir una nueva operación de buscar y reemplazar en los metadatos.

CARGAR DESDE PLANTILLA EXCEL O CSV

Este botón solo está disponible en la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos”.

Este botón le permite cargar sus sustituciones desde una hoja de cálculo de Excel (.xlsx) o un archivo .csv. Primero exporte a CSV y use ese archivo como punto de partida para sus entradas. Consulte Cargar sustituciones de propiedades del documento y metadatos desde una plantilla EXCEL/CSV.

EXPORTAR A CSV

Este botón solo está disponible en la pestaña “Buscar/Reemplazar/Actualizar metadatos”.

Exporte sus operaciones de propiedades del documento y metadatos a un archivo csv.

LIMPIAR

Quita todas las operaciones de buscar y reemplazar de metadatos y las actualizaciones rápidas, y vuelve a leer los metadatos de sus documentos.

Exportar metadatos a csv

Utilice este cómodo botón para exportar TODOS los metadatos a un archivo csv que se puede abrir en Excel. El archivo tiene una línea por documento y propiedad, con las columnas File, Property y Value, y se abre cuando termina la exportación. Aquí puede ver TODOS sus metadatos, así como en las distintas pestañas de esta pantalla.

Si los metadatos todavía no se han leído (200 documentos o más), se leen primero. Igual que con “HAGA CLIC AQUÍ”, esto quita las operaciones de buscar y reemplazar y las actualizaciones rápidas introducidas hasta el momento.

Guardar y cerrar

Haga clic en “Guardar y cerrar” cuando termine. A continuación, vuelva a la pantalla principal, seleccione la salida en el paso 4 y haga clic en “Realizar sustituciones o extracciones”.