Propriétés du document / Métadonnées – Rechercher et remplacer

Que sont les propriétés du document / métadonnées Microsoft Office ?

Microsoft propose une bonne page expliquant les propriétés des documents ici

Dans ce fichier d'aide, les termes propriétés du document et métadonnées sont utilisés indifféremment.

Notez également que l'auteur et la date des modifications suivies sont aussi traités comme des métadonnées dans le cadre de cette présentation.

Les propriétés du document sont des métadonnées stockées dans chaque document Microsoft Office et qui « voyagent » avec lui. Ces propriétés peuvent comprendre le nom de la société, la date et l'heure de la dernière modification du document, et bien plus encore.

Pour consulter les propriétés de votre document, allez à Fichier -> liste déroulante Propriétés -> Propriétés avancées.

Un aspect très, très important de l'éditeur de propriétés de document de Office Find and Replace est la possibilité de remplacer les valeurs des propriétés personnalisées. Elles sont très pratiques lorsque vous créez des contrôles de contenu. Vous pouvez en lire plus à ce sujet ici

GOFR vous permet d'examiner TOUS vos documents Office situés sur un ordinateur ou un partage de fichiers, et de consulter toutes les différentes propriétés commodément en un seul endroit.

Les variables peuvent être utilisées dans le remplacement des métadonnées ; pour en savoir plus sur les variables et leur utilisation, consultez ceci

L'écran Centre des métadonnées et propriétés de document

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Métadonnées » à l'étape 3 de l'écran principal, l'écran « Centre des métadonnées et propriétés de document » s'ouvre.

Si moins de 200 documents sont sélectionnés à l'étape 2, le logiciel les examine TOUS et lit toutes les métadonnées qui y sont stockées. Notez que vous pouvez annuler l'opération de lecture avec le bouton « ANNULER LE TRAITEMENT » si vous le souhaitez, et rester en mesure d'effectuer des mises à jour rapides ET des opérations de recherche et de remplacement.

À partir de 200 documents, les métadonnées ne sont pas lues automatiquement, car cela peut prendre quelques minutes. Les onglets « Par document Office » et « Par propriété de document Office » affichent alors « Aucune donnée n'est chargée » et comportent un bouton « CLIQUEZ ICI » qui lit les métadonnées. Ces deux onglets sont facultatifs : si vous connaissez la valeur à remplacer, allez simplement à l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées » ou utilisez l'onglet « Modif. rapide ». Notez que « CLIQUEZ ICI » supprime également les opérations de recherche et de remplacement et les mises à jour rapides que vous avez saisies jusque-là ; lisez donc d'abord les métadonnées.

Quatre onglets différents vous sont présentés.

Modif. rapide

C'est l'onglet le plus simple, où vous pouvez définir rapidement certaines propriétés du document sans vous soucier des subtilités de la recherche et du remplacement. Si vous le souhaitez, c'est le seul écran dont vous avez besoin ! Renseignez simplement la propriété à définir, par exemple la propriété Société, puis cliquez sur « Enregistrer et fermer » en haut de l'écran. L'opération sera alors définie pour TOUS les documents que vous avez sélectionnés à l'étape 2 dans l'écran principal du programme.

Les propriétés que vous pouvez définir ici sont : Société, Auteur, Modifié par, Responsable, Titre, Mots clés, Date de création, Date de modification, Catégories, État, Objet et Base de lien hypertexte.

Notez que pour effacer les valeurs, vous DEVEZ utiliser le bouton « Effacer les métadonnées » décrit plus bas. Laisser un champ vide dans cet écran signifie qu'aucune action n'est effectuée. Voir plus bas pour en savoir plus.
Notez également que la mise à jour rapide insère en coulisses une opération de recherche et de remplacement utilisant une expression régulière pour remplacer n'importe quelle valeur. Vous la verrez dans le fichier journal une fois l'opération terminée.
Vous pouvez aussi faire correspondre la date et l'heure système du fichier à la date des métadonnées du document ! Définissez Date de création et Date de modification, puis cochez « Définir la date de création du fichier Windows d'après les métadonnées. » ou « Définir la date de modification du fichier Windows d'après les métadonnées. » à côté. L'Explorateur Windows affichera la date de modification ! Vous devez choisir la date avant de pouvoir cocher la case.

Par document Office

Ici, vous pouvez parcourir tous les fichiers sélectionnés à l'étape 2 et, en cliquant sur « Afficher les métadonnées », afficher TOUTES les propriétés de métadonnées de ce fichier. L'écran des propriétés indique le nom de la propriété et le « schéma » par lequel MS Office identifie ces propriétés. Si vous cliquez sur « MODIFIER » ici, une nouvelle opération de recherche et de remplacement sera créée dans l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées » et vous y serez dirigé pour effectuer les modifications nécessaires.

« Masquer les propriétés sans valeur » est coché par défaut ; décochez-le pour afficher aussi les propriétés vides de ce fichier. Cliquez sur « Retour à la liste des documents » pour revenir à la liste des fichiers.

Par propriété de document Office

Vous verrez ici une liste de valeurs de propriétés uniques avec le nombre de documents dans lesquels se trouve chaque valeur. Vous pouvez passer en revue toutes les valeurs et cliquer sur « Voir docs » pour voir tous les fichiers où elles se trouvent (« Retour aux propriétés uniques » vous ramène en arrière). Cliquez sur « MODIFIER » pour créer une entrée dans l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées » afin de rechercher et de remplacer cette valeur.

Rechercher/remplacer métadonnées

C'est ici que vous effectuerez toutes les opérations de recherche et de remplacement pour les différentes valeurs. Chaque ligne comporte :

Supprimer – supprime une entrée de l'opération de recherche et de remplacement.
Choisir propriété – liste déroulante de toutes les propriétés présentes dans les documents que vous avez sélectionnés à l'étape 2.
Texte à rechercher – saisissez le texte à rechercher.
OPT (à côté de Texte à rechercher) – permet d'activer une expression régulière ou un caractère générique dans le texte à rechercher : choisissez « Texte », « Caractère générique » ou « Expressions régulières ». Cela fonctionne comme dans la substitution de texte, voir Options de texte. « Caractère spécial » vous permet aussi d'ajouter facilement un caractère spécial, tel que le symbole de copyright (©), au texte à rechercher.
Texte de remplacement – saisissez le texte par lequel remplacer.
OPT (à côté de Texte de remplacement) – vous pouvez aussi saisir une substitution par expression régulière ou caractère générique APRÈS la réussite de l'opération de recherche. Cela permet de manipuler davantage les données. Veuillez consulter nos rubriques d'aide sur ce sujet. « Caractère spécial » vous permet aussi d'ajouter facilement un caractère spécial, tel que le symbole de copyright (©), au texte de remplacement.
Ignorer la casse – lorsque cette case est cochée, la casse du texte est ignorée, par exemple JoHn SmItH est considéré comme équivalent à John Smith. Cela ne s'applique pas aux expressions régulières ni aux substitutions par caractères génériques.
Mot entier – lorsque cette case est cochée, le mot entier doit correspondre pour que la substitution ait lieu. Cela ne s'applique pas aux expressions régulières ni aux caractères génériques.

Remarques

Mise à jour de propriétés vides : contrairement aux substitutions de texte, vous pouvez laisser le texte à rechercher vide. C'est important si vous voulez renseigner une propriété vide avec une valeur. Laissez simplement le champ vide et saisissez une valeur dans la zone de texte de remplacement.
Paramètres de confidentialité par défaut de MS OFFICE 2016 : par défaut, à partir de MS OFFICE 2016, le paramètre de confidentialité des documents Office ne permet pas d'enregistrer les métadonnées avec le document Office. Lorsque GOFR met à jour les métadonnées, ce paramètre est désactivé afin de permettre l'enregistrement des métadonnées mises à jour. Sachez qu'avec ce paramètre désactivé, toutes les métadonnées voyageront avec le document et seront conservées.
Comme pour la substitution de texte, si vous choisissez une substitution par expression régulière ou caractère générique dans le texte de remplacement, vous devez aussi utiliser une expression régulière ou un caractère générique dans le texte à rechercher. Le programme le définit pour vous lorsque le texte à rechercher est du texte brut.
Si vous choisissez une expression régulière ou un caractère générique, Ignorer la casse et Mot entier seront désactivés, car ils n'ont aucune incidence sur les expressions régulières.
Les expressions régulières sont codées en vert.
Les expressions avec caractères génériques sont codées en jaune.
Les erreurs de saisie d'expression régulière ou de caractère générique sont codées en rose.
La version d'essai est limitée à 2 modifications de propriétés de document à la fois, et GOFR Lite à 5.

Effacer les métadonnées

Une aide supplémentaire sur la suppression des métadonnées est disponible ici.

Un clic sur ce bouton insère toutes les entrées d'expressions régulières utiles (dans l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées ») pour effacer toutes les métadonnées de vos documents, puis vous dirige vers cet onglet. Les entrées remplacent les opérations de recherche et de remplacement et les mises à jour rapides saisies auparavant. Après le traitement de tous les documents de l'écran principal, ces entrées supprimeront TOUS les champs de métadonnées sauf les champs de date. Les champs de date doivent être traités avec beaucoup de soin et ne peuvent pas toujours être supprimés automatiquement avec des expressions régulières. Pour supprimer un champ de date, mettez-le à jour dans l'onglet « Par document Office » en respectant le format de date.

Les champs de date ont le format UTC suivant (exemple) :

2017-06-19T15:09:00Z

Veillez à saisir la date dans le format ci-dessus.

AJOUTER UNE OPÉRATION

Ce bouton n'est disponible que dans l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées ».

Ce bouton crée une nouvelle ligne pour permettre une nouvelle opération de recherche et de remplacement sur les métadonnées.

CHARGER DEPUIS UN MODÈLE EXCEL OU CSV

Ce bouton n'est disponible que dans l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées ».

Ce bouton vous permet de charger vos substitutions à partir d'une feuille de calcul Excel (.xlsx) ou d'un fichier .csv. Exportez d'abord en CSV et utilisez ce fichier comme point de départ pour vos entrées. Voir Charger des substitutions de propriétés du document / métadonnées à partir d'un modèle EXCEL/CSV.

EXPORTER EN CSV

Ce bouton n'est disponible que dans l'onglet « Rechercher/remplacer métadonnées ».

Exportez vos opérations sur les propriétés du document / métadonnées vers un fichier csv.

EFFACER

Supprime toutes les opérations de recherche et de remplacement sur les métadonnées ainsi que les mises à jour rapides, et relit les métadonnées de vos documents.

Exporter métadonnées en CSV

Utilisez ce bouton pratique pour exporter TOUTES les métadonnées vers un fichier csv pouvant être ouvert dans Excel. Le fichier comporte une ligne par document et par propriété, avec les colonnes File, Property et Value, et il s'ouvre une fois l'exportation terminée. Vous pouvez y voir TOUTES vos métadonnées, comme dans les différents onglets de cet écran.

Si les métadonnées n'ont pas encore été lues (200 documents ou plus), elles sont d'abord lues. Comme avec « CLIQUEZ ICI », cela supprime les opérations de recherche et de remplacement et les mises à jour rapides saisies jusque-là.

Enregistrer et fermer

Cliquez sur « Enregistrer et fermer » une fois terminé. Revenez ensuite à l'écran principal, sélectionnez la sortie à l'étape 4 et cliquez sur « Effectuer les substitutions ou extractions ».