文档属性/元数据 – 查找和替换

什么是 Microsoft Office 文档属性/元数据？

Microsoft 有一个页面很好地解释了文档属性，请参阅此处

在本帮助文件中，文档属性和元数据可以互换使用。

另请注意，为便于本讨论，修订的作者/日期也被视为元数据。

本质上，文档属性是存储在每个 Microsoft Office 文档中的元数据，会随文档一起“传播”。这些属性可以包括公司名称、文档上次修改的日期和时间等等。

要查看您的文档属性，请转到“文件”-> “属性”下拉菜单 -> “高级属性”。

Office 查找和替换文档属性编辑器的一个非常非常重要的功能，是能够替换自定义属性值。在您创建内容控件时，这些功能非常方便。您可以在此处阅读相关内容

GOFR 允许您检查计算机或文件共享上的所有 Office 文档，并在一个位置方便地查看所有不同的属性。

元数据替换中可以使用变量，请在此处阅读有关变量及其用法的内容

元数据和文档属性中心屏幕

当您单击主屏幕第 3 步中的“查找替换元数据”按钮时，会打开“元数据和文档属性中心”屏幕。

如果在第 2 步中选择的文档少于 200 个，软件会查看所有这些文档，并读取其中存储的所有元数据。请注意，如果愿意，您可以使用“取消处理”按钮取消读取操作，仍然可以进行快速更新和查找替换操作。

如果有 200 个或更多文档，则不会自动读取元数据，因为这可能需要几分钟时间。此时，“按 MS Office 文档”和“按 MS Office 文档属性”选项卡会显示“尚未加载数据”，并带有一个用于读取元数据的“单击此处”按钮。这两个选项卡是可选的：如果您知道需要替换的值，只需转到“查找/替换/更新元数据”选项卡或使用“快速更新”选项卡即可。请注意，“单击此处”还会删除您到目前为止输入的查找替换操作和快速更新，因此请先读取元数据。

系统将向您显示 4 个不同的选项卡。

快速更新

这是最简单的选项卡，您可以在其中快速设置某些文档属性，而无需费心处理查找和替换的复杂操作。如果愿意，这就是您唯一需要的屏幕！只需填写您要设置的属性，例如“公司”属性，然后单击屏幕顶部的“保存并关闭”。这会将该操作设置为对您在程序主屏幕第 2 步中选择的所有文档执行。

您可以在此设置的属性有：公司、作者、上次修改者、经理、标题、标记、创建日期、修改日期、类别、状态、主题和超链接基础。

请注意，如果您想清除这些值，必须使用下文所述的“清除元数据”按钮。在此屏幕中将字段留空，表示不执行任何操作。有关详细信息，请参阅下文的进一步讨论。
另请注意，快速更新会在后台插入一个使用正则表达式的查找替换操作，以替换任何值。操作完成后，您可以在日志文件中看到这一点。
您还可以将文件的系统日期和时间设置为与文档中的元数据日期一致！请设置“创建日期”和“修改日期”，并选中它们旁边的“将 Windows 系统文件创建日期设置为与元数据一致。”或“将 Windows 系统文件修改日期设置为与元数据一致。”。Windows 资源管理器将显示修改日期！您必须先选择日期，才能选中该复选框。

按 MS Office 文档

在这里，您可以浏览在第 2 步中选择的所有文件，并通过单击“显示元数据”显示该文件的所有元数据属性。属性屏幕显示属性名称以及 MS Office 用来标识这些属性的“架构”。如果您在此处单击“更新”，则会在“查找/替换/更新元数据”选项卡中创建新的查找和替换操作，并将您带到该选项卡进行必要的更改。

“隐藏值为空的属性”默认处于选中状态；取消选中它，还可以看到该文件中为空的属性。单击“返回文档列表”可返回文件列表。

按 MS Office 文档属性

在这里，您将看到唯一属性值的列表，以及每个值所在的文档数。您可以查看所有值，并单击“显示文档”查看它们所在的所有文件（“返回唯一属性列表”会带您返回）。单击“更新”可在“查找/替换/更新元数据”选项卡中创建一个条目，用于查找和替换该值。

查找/替换/更新元数据

您将在这里对不同的值执行所有查找和替换操作。每一行包含：

删除– 从查找替换操作中删除一个条目。
选择属性– 这是一个下拉列表，列出您在第 2 步中选择的文档里的所有属性。
要查找的文本 – 输入要查找的文本。
选项（位于“要查找的文本”旁边）– 可让您在要查找的文本中启用正则表达式或通配符：选择“文本”、“通配符”或“正则表达式”。其工作方式与文本替换中相同，请参阅文本选项。“特殊字符”还可让您轻松地在要查找的文本中添加特殊字符，例如版权符号 (©)。
要替换的文本 – 输入您要替换成的文本。
选项（位于“要替换的文本”旁边）– 在查找操作成功之后，您还可以输入正则表达式或通配符替换。这样可以进一步处理数据。请参阅我们有关此主题的帮助主题。“特殊字符”还可让您轻松地在要替换的文本中添加特殊字符，例如版权符号 (©)。
忽略大小写– 选中后，将忽略文本的大小写，即 JoHn SmItH 被视为等同于 John Smith。这不适用于正则表达式和通配符替换。
全字匹配– 选中后，必须全字匹配才会进行替换。这不适用于正则表达式和通配符。

注意事项

更新空属性：与文本替换不同，您可以将要查找的文本留空。如果您想用某个值填充空属性，这一点很重要。只需将该字段留空，并在要替换的文本框中输入值。
MS OFFICE 2016 默认隐私设置：默认情况下，从 MS OFFICE 2016 开始，Office 文档中的隐私设置不允许您将元数据与 Office 文档一起保存。GOFR 更新元数据时，此设置将被关闭，以便保存更新后的元数据。请注意，关闭此设置后，所有元数据都将随文档一起传播并被保留。
与文本替换中一样，如果您在要替换的文本中选择了正则表达式或通配符替换，则在要查找的文本中也必须使用正则表达式或通配符。当要查找的文本是纯文本时，程序会为您进行此设置。
如果您选择了正则表达式或通配符，“忽略大小写”和“全字匹配”将被禁用，因为它们与正则表达式无关。
正则表达式以绿色标记。
通配符表达式以黄色标记。
正则表达式或通配符输入中的错误以粉红色标记。
试用版一次最多只能更改 2 个文档属性，GOFR Lite 最多只能更改 5 个。

清除元数据

有关删除元数据的更多帮助，请参阅此处。

单击此按钮会插入所有相关的正则表达式条目（在“查找/替换/更新元数据”选项卡中），以清除文档中的所有元数据，并将您带到该选项卡。这些条目会取代您之前输入的查找替换操作和快速更新。处理完主屏幕中的所有文档后，这些条目将删除所有元数据字段，日期字段除外。日期字段必须非常谨慎地处理，可能无法通过正则表达式自动删除。要删除日期字段，请在“按 MS Office 文档”选项卡中更新它，并遵循日期格式进行更新。

日期字段采用如下 UTC 格式（示例）：

2017-06-19T15:09:00Z

请确保以上述格式输入日期。

再添加一项查找替换操作

此按钮仅在“查找/替换/更新元数据”选项卡中可用。

此按钮会创建新的一行，以便对元数据执行新的查找替换操作。

从 EXCEL 或 CSV 模板加载

此按钮仅在“查找/替换/更新元数据”选项卡中可用。

此按钮可让您从 excel 电子表格（.xlsx）或 .csv 文件加载替换项。请先导出为 CSV，然后将该文件用作输入条目的起点。请参阅从 EXCEL/CSV 模板上传文档属性/元数据替换项。

导出为 CSV

此按钮仅在“查找/替换/更新元数据”选项卡中可用。

将您的文档属性/元数据操作导出到 csv 文件。

清除

删除所有元数据查找替换操作和快速更新，并重新从您的文档读取元数据。

将元数据导出为 csv

使用这个方便的按钮可将所有元数据导出到可在 Excel 中打开的 csv 文件。该文件的每个文档和属性占一行，包含 File、Property 和 Value 列，导出完成后会自动打开。您可以在这里看到所有元数据，也可以在此屏幕的不同选项卡中看到。

如果尚未读取元数据（200 个或更多文档），则会先读取。与“单击此处”一样，这会删除您到目前为止输入的查找替换操作和快速更新。

保存并关闭

完成后，请单击“保存并关闭”。然后返回主屏幕，在第 4 步中选择输出，并单击“执行替换或提取”。