文書のプロパティ / メタデータ – 検索と置換
Microsoft Office の文書のプロパティ / メタデータとは
文書のプロパティについては、Microsoft の次のページで詳しく説明されています。こちら
このヘルプでは、文書のプロパティとメタデータを同じ意味で使用しています。
また、ここでは、変更履歴の作成者 / 日付もメタデータとして扱います。
文書のプロパティとは、各 Microsoft Office 文書の中に保存され、文書と一緒に「持ち運ばれる」メタデータのことです。会社名、文書を最後に更新した日時など、さまざまな情報が含まれます。
文書のプロパティを確認するには、[ファイル] -> [プロパティ] のドロップダウン -> [詳細プロパティ] の順に選択します。
Office 検索と置換の文書プロパティ エディターで非常に重要な機能の 1 つが、カスタム プロパティの値を置換できることです。コンテンツ コントロールを作成する際に大変役立ちます。詳細はこちらをご覧ください。
GOFR を使うと、コンピューターやファイル共有上にあるすべての Office 文書を調べ、さまざまなプロパティを 1 か所でまとめて確認できます。
メタデータの置換では変数を使用できます。変数とその使い方についてはこちらをご覧ください。
メタデータと文書プロパティ センター画面
メイン画面の手順 3 で「メタデータの検索と置換」ボタンをクリックすると、「メタデータと文書プロパティ センター」画面が開きます。
手順 2 で選択した文書が 200 件未満の場合、ソフトウェアはそのすべてを調べ、保存されているすべてのメタデータを読み取ります。読み取り操作は、「処理をキャンセル」ボタンで途中でキャンセルできます。キャンセルしても、クイック更新と検索と置換の操作は引き続き実行できます。
文書が 200 件以上の場合、読み取りに数分かかることがあるため、メタデータは自動的には読み取られません。この場合、「MS Office 文書別」タブと「MS Office 文書プロパティ別」タブには「データが読み込まれていません」と表示され、メタデータを読み取る「ここをクリック」ボタンが表示されます。この 2 つのタブは省略できます。置換したい値が分かっている場合は、「メタデータの検索/置換/更新」タブに進むか、「クイック更新」タブを使用するだけで済みます。「ここをクリック」をクリックすると、それまでに入力した検索と置換の操作とクイック更新も削除されるため、先にメタデータを読み取ってください。
4 つのタブが表示されます。
クイック更新
検索と置換の複雑な操作を使わずに、いくつかの文書プロパティをすばやく設定できる、最もシンプルなタブです。必要であれば、この画面だけで作業を完結できます。たとえば会社名プロパティなど、設定したいプロパティを入力し、画面上部の「保存して閉じる」をクリックするだけです。これで、メイン画面の手順 2 で選択したすべての文書に対して実行する操作が設定されます。
ここで設定できるプロパティは、会社、作成者、最終更新者、管理者、タイトル、タグ、作成日、更新日、分類、状態、件名、ハイパーリンクの基点です。
- 値を消去したい場合は、後述の「メタデータを消去」ボタンを必ず使用してください。この画面でフィールドを空白のままにすると、何も操作を行わないことを意味します。詳細は後述します。
- クイック更新では、内部的に、任意の値を置換する正規表現を使った検索と置換の操作が挿入されます。操作の完了後にログ ファイルで確認できます。
- 文書内のメタデータの日付に合わせて、ファイルのシステム日時を設定することもできます。作成日と更新日を設定し、その横にある「Windows のファイルの作成日をメタデータに合わせて設定します。」または「Windows のファイルの更新日をメタデータに合わせて設定します。」をオンにします。エクスプローラーに更新日が表示されます。チェック ボックスをオンにするには、先に日付を選択しておく必要があります。
MS Office 文書別
手順 2 で選択したすべてのファイルを参照でき、「メタデータを表示」をクリックすると、そのファイルのすべてのメタデータ プロパティが表示されます。プロパティ画面には、プロパティ名と、MS Office がそのプロパティを識別する「スキーマ」が表示されます。ここで「更新」をクリックすると、「メタデータの検索/置換/更新」タブに新しい検索と置換の操作が作成され、そのタブに移動して必要な変更を行えます。
「値が空のプロパティを非表示」は既定でオンになっています。そのファイルで空のプロパティも表示するには、オフにします。ファイルの一覧に戻るには、「文書一覧に戻る」をクリックします。
MS Office 文書プロパティ別
一意のプロパティ値の一覧と、各値が含まれている文書の数が表示されます。すべての値を確認でき、「文書を表示」をクリックすると、その値が含まれているすべてのファイルを表示できます (「一意のプロパティ一覧に戻る」で一覧に戻ります)。「更新」をクリックすると、その値を検索して置換するエントリが「メタデータの検索/置換/更新」タブに作成されます。
メタデータの検索/置換/更新
さまざまな値に対するすべての検索と置換の操作を行う場所です。各行には次の項目があります。
- 削除 – 検索と置換の操作からエントリを削除します。
- プロパティを選択 – 手順 2 で選択した文書に含まれているすべてのプロパティのドロップダウン リストです。
- 検索する文字列 – 検索する文字列を入力します。
- OPT (検索する文字列の横) – 検索する文字列で正規表現またはワイルドカードを有効にします。「テキスト」、「ワイルドカード」、「正規表現」のいずれかを選択します。テキストの置換の場合と同じように動作します。テキスト オプションをご覧ください。「特殊文字」を使うと、著作権記号 (©) などの特殊文字を検索する文字列に簡単に追加できます。
- 置換後の文字列 – 置換後の文字列を入力します。
- OPT (置換後の文字列の横) – 検索が成功した「後」に、正規表現またはワイルドカードによる置換を指定することもできます。これにより、データをさらに加工できます。この件については、関連するヘルプ トピックをご覧ください。「特殊文字」を使うと、著作権記号 (©) などの特殊文字を置換後の文字列に簡単に追加できます。
- 大文字小文字を無視 – オンにすると、テキストの大文字と小文字が区別されません。たとえば、JoHn SmItH は John Smith と同じものとして扱われます。正規表現とワイルドカードによる置換には適用されません。
- 単語全体 – オンにすると、単語全体が一致した場合にのみ置換されます。正規表現とワイルドカードには適用されません。
注意事項
- 空のプロパティの更新: テキストの置換とは異なり、検索する文字列を空白のままにできます。これは、空のプロパティに値を設定したい場合に重要です。フィールドを空白のままにして、置換後の文字列のテキスト ボックスに値を入力するだけです。
- MS OFFICE 2016 の既定のプライバシー設定: MS OFFICE 2016 以降では、既定のプライバシー設定により、Office 文書にメタデータを保存できません。GOFR がメタデータを更新するときは、更新したメタデータを保存できるように、この設定がオフになります。この設定をオフにすると、すべてのメタデータが文書と一緒に持ち運ばれ、保持されますのでご注意ください。
- テキストの置換と同様に、置換後の文字列で正規表現またはワイルドカードによる置換を選択した場合は、検索する文字列でも正規表現またはワイルドカードを使用する必要があります。検索する文字列がプレーン テキストの場合は、プログラムが自動的に設定します。
- 正規表現またはワイルドカードを選択すると、正規表現には関係がないため、大文字小文字を無視と単語全体は無効になります。
- 正規表現は緑色で表示されます。
- ワイルドカード式は黄色で表示されます。
- 正規表現またはワイルドカードの入力にエラーがある場合は、ピンク色で表示されます。
- 試用版では一度に変更できる文書プロパティは 2 件まで、GOFR Lite では 5 件までに制限されています。
メタデータを消去
メタデータの削除に関する詳しいヘルプはこちら。
このボタンをクリックすると、文書からすべてのメタデータを消去するための関連する正規表現のエントリが (「メタデータの検索/置換/更新」タブに) すべて挿入され、そのタブに移動します。これらのエントリは、それまでに入力した検索と置換の操作とクイック更新を置き換えます。メイン画面ですべての文書を処理すると、これらのエントリにより、日付フィールドを除くすべてのメタデータ フィールドが削除されます。日付フィールドは慎重に扱う必要があり、正規表現では自動的に削除できない場合があります。日付フィールドを削除するには、「MS Office 文書別」タブで更新し、日付の形式に従って入力してください。
日付フィールドは、次のような UTC 形式です (例)。
2017-06-19T15:09:00Z
必ず上記の形式で日付を入力してください。
検索と置換の操作を追加
このボタンは「メタデータの検索/置換/更新」タブでのみ使用できます。
このボタンは、メタデータに対する新しい検索と置換の操作を行うための新しい行を作成します。
EXCEL または CSV テンプレートから読み込み
このボタンは「メタデータの検索/置換/更新」タブでのみ使用できます。
このボタンを使うと、Excel スプレッドシート (.xlsx) または .csv ファイルから置換を読み込めます。まず CSV にエクスポートし、そのファイルを入力の出発点として使用してください。EXCEL/CSV テンプレートから文書のプロパティ / メタデータの置換をアップロードするをご覧ください。
CSV にエクスポート
このボタンは「メタデータの検索/置換/更新」タブでのみ使用できます。
文書のプロパティ / メタデータの操作を csv ファイルにエクスポートします。
クリア
メタデータの検索と置換の操作とクイック更新をすべて削除し、文書からメタデータを再度読み取ります。
メタデータを csv にエクスポート
この便利なボタンを使うと、すべてのメタデータを、Excel で開ける csv ファイルにエクスポートできます。ファイルには、文書とプロパティごとに 1 行があり、File、Property、Value の列があります。エクスポートが完了すると、ファイルが開きます。この画面の各タブと同様に、すべてのメタデータをここで確認できます。
メタデータがまだ読み取られていない場合 (文書が 200 件以上の場合)、先に読み取られます。「ここをクリック」と同様に、それまでに入力した検索と置換の操作とクイック更新は削除されます。
保存して閉じる
作業が終わったら「保存して閉じる」をクリックします。その後メイン画面に戻り、手順 4 で出力を選択して「置換または抽出を実行」をクリックします。