문서 속성 / 메타데이터 – 찾아 바꾸기

Microsoft Office 문서 속성 / 메타데이터란?

Microsoft에서 문서 속성을 설명하는 좋은 페이지를 여기에서 확인할 수 있습니다.

이 도움말 파일에서는 문서 속성과 메타데이터를 같은 의미로 사용합니다.

또한 이 설명에서는 변경 내용 추적의 작성자 / 날짜도 메타데이터로 취급합니다.

기본적으로 문서 속성은 각 Microsoft Office 문서 안에 저장되어 문서와 함께 "이동"하는 메타데이터입니다. 이러한 속성에는 회사 이름, 문서를 마지막으로 수정한 날짜와 시간 등 매우 많은 정보가 포함될 수 있습니다.

문서 속성을 보려면 파일 -> 속성 드롭다운 -> 고급 속성으로 이동하십시오.

Office 찾아 바꾸기 문서 속성 편집기의 매우 매우 중요한 측면 중 하나는 사용자 지정 속성 값을 바꿀 수 있다는 점입니다. 콘텐츠 컨트롤을 만들 때 매우 편리합니다. 이에 관한 내용은 여기에서 읽을 수 있습니다.

GOFR을 사용하면 컴퓨터나 파일 공유에 있는 모든 Office 문서를 검사하고 모든 속성을 한 곳에서 편리하게 볼 수 있습니다.

메타데이터 바꾸기에서도 변수를 사용할 수 있습니다. 변수와 사용법은 여기를 읽어 보십시오.

메타데이터 및 문서 속성 센터 화면

기본 화면의 3단계에서 “메타데이터 바꾸기” 단추를 클릭하면 “메타데이터 및 문서 속성 센터” 화면이 열립니다.

2단계에서 선택한 문서가 200개 미만이면 소프트웨어가 모든 문서를 살펴보고 그 안에 저장된 모든 메타데이터를 읽습니다. 원하는 경우 “처리 취소” 단추로 읽기 작업을 취소해도 빠른 업데이트와 찾아 바꾸기 작업을 수행할 수 있습니다.

문서가 200개 이상이면 몇 분이 걸릴 수 있으므로 메타데이터가 자동으로 읽히지 않습니다. 그러면 “MS Office 문서별” 및 “MS Office 문서 속성별” 탭에 “로드된 데이터가 없습니다”라고 표시되고 메타데이터를 읽는 “여기를 클릭” 단추가 나타납니다. 이 두 탭은 선택 사항입니다. 바꿀 값을 알고 있다면 “메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭으로 이동하거나 “빠른 업데이트” 탭을 사용하면 됩니다. “여기를 클릭”은 지금까지 입력한 찾아 바꾸기 작업과 빠른 업데이트도 제거하므로 먼저 메타데이터를 읽으십시오.

4개의 서로 다른 탭이 표시됩니다.

빠른 업데이트

찾아 바꾸기의 복잡한 과정 없이 일부 문서 속성을 빠르게 설정할 수 있는 가장 간단한 탭입니다. 원한다면 이 화면만 있으면 됩니다. 예를 들어 회사 속성과 같이 설정할 속성을 입력하고 화면 위쪽의 “저장하고 닫기”를 클릭하기만 하면 됩니다. 그러면 프로그램 기본 화면의 2단계에서 선택한 모든 문서에 대해 수행할 작업이 설정됩니다.

여기서 설정할 수 있는 속성은 회사, 작성자, 마지막으로 수정한 사람, 관리자, 제목, 태그, 만든 날짜, 수정한 날짜, 범주, 상태, 주제, 하이퍼링크 기준입니다.

값을 지우려면 아래에 설명된 “메타데이터 지우기” 단추를 반드시 사용해야 합니다. 이 화면에서 필드를 비워 두면 아무 작업도 수행하지 않는다는 뜻입니다. 이에 대한 자세한 내용은 아래를 참조하십시오.
또한 빠른 업데이트는 내부적으로 정규식을 사용하여 모든 값을 바꾸는 찾아 바꾸기 작업을 삽입합니다. 작업이 완료된 후 로그 파일에서 이를 확인할 수 있습니다.
파일의 시스템 날짜와 시간을 문서의 메타데이터 날짜와 일치하도록 설정할 수도 있습니다! 만든 날짜와 수정한 날짜를 설정하고 그 옆의 “Windows 시스템 파일 만든 날짜를 메타데이터와 일치하도록 설정합니다.” 또는 “Windows 시스템 파일 수정한 날짜를 메타데이터와 일치하도록 설정합니다.”를 선택합니다. Windows 탐색기에 수정한 날짜가 표시됩니다! 확인란을 선택하려면 먼저 날짜를 선택해야 합니다.

MS Office 문서별

여기서는 2단계에서 선택한 모든 파일을 살펴볼 수 있으며, “메타데이터 표시”를 클릭하면 해당 파일의 모든 메타데이터 속성이 표시됩니다. 속성 화면에는 속성 이름과 MS Office가 해당 속성을 식별하는 데 사용하는 "스키마"가 표시됩니다. 여기서 “업데이트”를 클릭하면 “메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭에 새 찾아 바꾸기 작업이 만들어지고 필요한 변경을 할 수 있도록 그 탭으로 이동합니다.

“값이 비어 있는 속성 숨기기”는 기본적으로 선택되어 있습니다. 선택을 취소하면 해당 파일에서 비어 있는 속성도 볼 수 있습니다. 파일 목록으로 돌아가려면 “문서 목록으로 돌아가기”를 클릭합니다.

MS Office 문서 속성별

여기에는 고유한 속성 값 목록과 각 값이 있는 문서의 수가 표시됩니다. 모든 값을 검토할 수 있으며, “문서 표시”를 클릭하면 해당 값이 있는 모든 파일을 볼 수 있습니다(“고유 속성 목록으로 돌아가기”를 클릭하면 돌아갑니다). “업데이트”를 클릭하면 “메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭에 항목이 만들어져 해당 값을 찾아 바꿀 수 있습니다.

메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트

여기서 여러 값에 대한 모든 찾아 바꾸기 작업을 수행합니다. 각 행에는 다음이 있습니다.

삭제 – 찾아 바꾸기 작업에서 항목을 제거합니다.
속성 선택 – 2단계에서 선택한 문서에 있는 모든 속성의 드롭다운 목록입니다.
찾을 텍스트 – 찾을 텍스트를 입력합니다.
옵션(찾을 텍스트 옆) – 찾을 텍스트에 정규식 또는 와일드카드를 사용하도록 설정할 수 있습니다. “텍스트”, “와일드카드” 또는 “정규식”을 선택합니다. 텍스트 바꾸기에서와 같은 방식으로 작동합니다. 텍스트 옵션을 참조하십시오. “특수 문자”를 사용하면 저작권(©) 같은 특수 문자를 찾을 텍스트에 쉽게 추가할 수도 있습니다.
바꿀 텍스트 – 바꿀 텍스트를 입력합니다.
옵션(바꿀 텍스트 옆) – 찾기 작업이 성공한 후에 적용되는 정규식 또는 와일드카드 바꾸기를 입력할 수도 있습니다. 이렇게 하면 데이터를 추가로 가공할 수 있습니다. 이 주제에 관한 도움말 항목을 참조하십시오. “특수 문자”를 사용하면 저작권(©) 같은 특수 문자를 바꿀 텍스트에 쉽게 추가할 수도 있습니다.
대소문자 무시 – 선택하면 텍스트의 대소문자가 무시됩니다. 즉, JoHn SmItH는 John Smith와 같은 것으로 간주됩니다. 정규식과 와일드카드 바꾸기에는 적용되지 않습니다.
전체 단어 – 선택하면 바꾸기가 수행되려면 전체 단어가 일치해야 합니다. 정규식과 와일드카드에는 적용되지 않습니다.

참고

빈 속성 업데이트: 텍스트 바꾸기와 달리 찾을 텍스트를 비워 둘 수 있습니다. 비어 있는 속성을 값으로 채우려는 경우 이 점이 중요합니다. 필드를 비워 두고 바꿀 텍스트 상자에 값을 입력하기만 하면 됩니다.
MS OFFICE 2016 기본 개인 정보 설정: MS OFFICE 2016부터는 기본적으로 Office 문서의 개인 정보 설정에서 메타데이터를 Office 문서와 함께 저장하지 못하게 되어 있습니다. GOFR이 메타데이터를 업데이트할 때는 업데이트된 메타데이터를 저장할 수 있도록 이 설정이 해제됩니다. 이 설정이 해제되면 모든 메타데이터가 문서와 함께 이동하며 보존된다는 점에 유의하십시오.
텍스트 바꾸기와 마찬가지로 바꿀 텍스트에서 정규식 또는 와일드카드 바꾸기를 선택하면 찾을 텍스트에서도 정규식 또는 와일드카드를 사용해야 합니다. 찾을 텍스트가 일반 텍스트이면 프로그램이 자동으로 설정합니다.
정규식 또는 와일드카드를 선택하면 정규식과는 관련이 없으므로 대소문자 무시와 전체 단어가 비활성화됩니다.
정규식은 녹색으로 색상 구분됩니다.
와일드카드 식은 노란색으로 색상 구분됩니다.
정규식 또는 와일드카드 입력 오류는 분홍색으로 색상 구분됩니다.
평가판은 한 번에 2개의 문서 속성 변경으로 제한되며, GOFR Lite는 5개로 제한됩니다.

메타데이터 지우기

메타데이터 제거에 관한 추가 도움말은 여기에 있습니다.

이 단추를 클릭하면 문서에서 모든 메타데이터를 지우는 데 필요한 정규식 항목이 모두 삽입되고(“메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭에), 해당 탭으로 이동합니다. 이 항목들은 이전에 입력한 찾아 바꾸기 작업과 빠른 업데이트를 대체합니다. 기본 화면의 모든 문서를 처리한 후 이 항목들은 날짜 필드를 제외한 모든 메타데이터 필드를 제거합니다. 날짜 필드는 매우 신중하게 처리해야 하며 정규식으로 자동 제거되지 않을 수 있습니다. 날짜 필드를 제거하려면 “MS Office 문서별” 탭에서 날짜를 업데이트하고 날짜 형식을 따르십시오.

날짜 필드는 다음과 같은 UTC 형식(예)입니다.

2017-06-19T15:09:00Z

위의 형식으로 날짜를 입력해야 합니다.

찾아 바꾸기 작업 추가

이 단추는 “메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭에서만 사용할 수 있습니다.

이 단추는 메타데이터에 대한 새 찾아 바꾸기 작업을 위한 새 행을 만듭니다.

EXCEL 또는 CSV 템플릿에서 로드

이 단추는 “메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭에서만 사용할 수 있습니다.

이 단추를 사용하면 excel 스프레드시트(.xlsx) 또는 .csv 파일에서 바꾸기 항목을 로드할 수 있습니다. 먼저 CSV로 내보낸 다음 그 파일을 항목 입력의 시작점으로 사용하십시오. EXCEL/CSV 템플릿에서 문서 속성 / 메타데이터 바꾸기 업로드를 참조하십시오.

CSV로 내보내기

이 단추는 “메타데이터 찾기/바꾸기/업데이트” 탭에서만 사용할 수 있습니다.

문서 속성 / 메타데이터 작업을 csv 파일로 내보냅니다.

지우기

모든 메타데이터 찾아 바꾸기 작업과 빠른 업데이트를 제거하고 문서에서 메타데이터를 다시 읽습니다.

메타데이터를 csv로 내보내기

이 편리한 단추를 사용하면 모든 메타데이터를 Excel에서 열 수 있는 csv 파일로 내보낼 수 있습니다. 이 파일에는 문서와 속성당 한 줄이 있으며 File, Property, Value 열이 있습니다. 내보내기가 끝나면 파일이 열립니다. 이 화면의 여러 탭뿐만 아니라 여기서도 모든 메타데이터를 볼 수 있습니다.

메타데이터를 아직 읽지 않은 경우(문서 200개 이상) 먼저 읽습니다. “여기를 클릭”과 마찬가지로 이 경우 지금까지 입력한 찾아 바꾸기 작업과 빠른 업데이트가 제거됩니다.

저장하고 닫기

작업을 마치면 “저장하고 닫기”를 클릭합니다. 그런 다음 기본 화면으로 돌아가 4단계에서 출력을 선택하고 “바꾸기 또는 추출 실행”을 클릭합니다.