Propriedades do documento / Metadados – Localizar e substituir

O que são as propriedades de documento / metadados do Microsoft Office?

A Microsoft tem uma boa página explicando as propriedades de documento aqui

Neste arquivo de ajuda, propriedades de documento e metadados são usados como sinônimos.

Observe também que o autor / a data do controle de alterações também são tratados como metadados para os fins desta discussão.

Essencialmente, as propriedades de documento são metadados armazenados em cada documento do Microsoft Office que “viajam” com o documento. Essas propriedades podem incluir o nome da empresa, a data e a hora da última modificação do documento e muito, muito mais.

Para ver as propriedades do documento, vá para Arquivo -> lista suspensa Propriedades -> Propriedades avançadas.

Um aspecto muito, muito importante do editor de propriedades de documento do Office Find and Replace é a capacidade de substituir valores de propriedades personalizadas. Elas são muito úteis quando você cria Controles de Conteúdo. Você pode ler sobre isso aqui

O GOFR permite inspecionar TODOS os seus documentos do Office localizados em um computador ou compartilhamento de arquivos e ver todas as diferentes propriedades convenientemente em um único lugar.

Variáveis podem ser usadas na substituição de metadados; leia sobre variáveis e seu uso aqui

A tela Central de metadados

Quando você clica no botão “Substituir metadados” na etapa 3 da tela principal, a tela “Central de metadados” é aberta.

Se menos de 200 documentos estiverem selecionados na etapa 2, o software examina TODOS eles e lê todos os metadados armazenados neles. Observe que você pode cancelar a operação de leitura com o botão “CANCELAR PROCESSAMENTO”, se quiser, e ainda assim poder fazer atualizações rápidas E operações de localizar e substituir.

Com 200 documentos ou mais, os metadados não são lidos automaticamente, pois isso pode levar alguns minutos. As guias “Por documento do MS Office” e “Por propriedade de documento do MS Office” então exibem “Nenhum dado foi carregado” e têm um botão “CLIQUE AQUI” que lê os metadados. Essas duas guias são opcionais: se você sabe qual valor precisa substituir, basta ir para a guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados” ou usar a guia “Atualização rápida”. Observe que “CLIQUE AQUI” também remove as operações de localizar e substituir e as atualizações rápidas que você inseriu até o momento; portanto, leia os metadados primeiro.

Serão apresentadas 4 guias diferentes.

Atualização rápida

Esta é a guia mais simples, em que você pode definir rapidamente algumas propriedades do documento sem se preocupar com as complexidades de localizar e substituir. Se quiser, esta é a única tela de que você precisa! Basta preencher a propriedade que quer definir, como por exemplo a propriedade Empresa, e clicar em “Salvar e fechar” na parte superior da tela. Isso definirá a operação a ser realizada em TODOS os documentos que você selecionou na etapa 2 na tela principal do programa.

As propriedades que você pode definir aqui são: Empresa, Autor, Modificado por, Gerente, Título, Marcas, Data de criação, Data de modificação, Categorias, Status, Assunto e Base do hiperlink.

Observe que, se você quiser apagar os valores, DEVE usar o botão “Apagar metadados” descrito abaixo. Deixar um campo em branco nesta tela significa que você não está realizando nenhuma ação. Veja mais discussão sobre isso abaixo.
Observe também que a atualização rápida, nos bastidores, insere uma operação de localizar e substituir usando uma expressão regular para substituir qualquer valor. Você verá isso no arquivo de log depois que a operação for concluída.
Você também pode definir a data e a hora do sistema do arquivo para corresponder à data dos metadados no documento! Defina Data de criação e Data de modificação e marque “Definir a data de criação do arquivo no Windows de acordo com os metadados.” ou “Definir a data de modificação do arquivo no Windows de acordo com os metadados.” ao lado deles. O Windows Explorer mostrará a data de modificação! Você deve escolher a data antes de poder marcar a caixa.

Por documento do MS Office

Aqui você pode navegar por todos os arquivos selecionados na etapa 2 e, ao clicar em “Mostrar metadados”, revelar TODAS as propriedades de metadados desse arquivo. A tela de propriedades mostra o nome da propriedade e o “esquema” pelo qual o MS Office identifica essas propriedades. Se você clicar em “ATUALIZAR” aqui, uma nova operação de localizar e substituir será criada na guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados” e você será levado até lá para fazer as alterações necessárias.

“Ocultar propriedades com valores em branco” vem marcada por padrão; desmarque-a para ver também as propriedades que estão vazias nesse arquivo. Clique em “Voltar à lista de documentos” para voltar à lista de arquivos.

Por propriedade de documento do MS Office

Aqui você verá uma lista de valores de propriedade exclusivos, com o número de documentos em que cada valor aparece. Você pode revisar todos os valores e clicar em “Ver docs” para ver todos os arquivos em que eles estão localizados (“Voltar à lista de propriedades únicas” leva você de volta). Clique em “ATUALIZAR” para criar uma entrada na guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados” para localizar e substituir esse valor.

Localizar/Substituir/Atualizar metadados

É aqui que você fará todas as operações de localizar e substituir para os diferentes valores. Cada linha tem:

Excluir – remove uma entrada da operação de localizar e substituir.
Selecionar propriedade – é uma lista suspensa com todas as propriedades que estão nos documentos que você selecionou na etapa 2.
Texto a localizar – digite o texto a localizar.
OPÇ (ao lado de Texto a localizar) – permite habilitar uma expressão regular ou um curinga no texto a localizar: escolha “Texto”, “Curinga” ou “Expressões regulares”. Funciona da mesma forma que na substituição de texto; consulte Opções de texto. “Caractere especial” também permite adicionar facilmente um caractere especial, como um Copyright (©), ao texto a localizar.
Texto de substituição – digite o texto pelo qual você quer substituir.
OPÇ (ao lado de Texto de substituição) – você também pode inserir uma expressão regular ou uma substituição com curinga DEPOIS que a operação de localizar for bem-sucedida. Isso permite manipular ainda mais os dados. Consulte nossos tópicos de ajuda sobre este assunto. “Caractere especial” também permite adicionar facilmente um caractere especial, como um Copyright (©), ao texto de substituição.
Ignorar maiúsc. – quando marcada, as maiúsculas e minúsculas do texto são ignoradas, ou seja, JoHn SmItH é considerado equivalente a John Smith. Isso não se aplica a expressões regulares e substituições com curinga.
Palavra inteira – quando marcada, a palavra inteira deve corresponder para que a substituição ocorra. Isso não se aplica a expressões regulares e curingas.

Observações

Atualização de propriedades vazias: diferentemente das substituições de texto, você pode deixar o texto a localizar em branco. Isso é importante se você quiser preencher uma propriedade vazia com um valor. Basta deixar o campo em branco e digitar um valor na caixa de texto de substituição.
Configurações de privacidade padrão do MS OFFICE 2016: por padrão, a partir do MS OFFICE 2016, a configuração de privacidade nos documentos do Office não permite salvar metadados com o documento. Quando o GOFR atualiza metadados, essa configuração é desativada para permitir salvar os metadados atualizados. Esteja ciente de que, com essa configuração desativada, todos os metadados viajarão com o documento e serão preservados.
Assim como na substituição de texto, se você selecionar uma expressão regular ou uma substituição com curinga no texto de substituição, também deve usar uma expressão regular ou um curinga no texto a localizar. O programa define isso para você quando o texto a localizar é texto simples.
Se você selecionar uma expressão regular ou um curinga, Ignorar maiúsc. e Palavra inteira serão desabilitadas, pois não têm influência sobre expressões regulares.
As expressões regulares são codificadas por cor em verde.
As expressões com curinga são codificadas por cor em amarelo.
Erros na entrada de expressões regulares ou curingas são codificados por cor em rosa.
A versão de avaliação é limitada a 2 alterações de propriedades de documento por vez, e o GOFR Lite a 5.

Apagar metadados

Mais ajuda sobre como remover metadados está disponível aqui.

Clicar neste botão insere todas as entradas de expressão regular relevantes (na guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados”) para apagar todos os metadados dos seus documentos e leva você a essa guia. As entradas substituem as operações de localizar e substituir e as atualizações rápidas inseridas anteriormente. Depois de processar todos os documentos na tela principal, essas entradas removerão TODOS os campos de metadados exceto os campos de data. Os campos de data devem ser tratados com muito cuidado e podem não ser removidos automaticamente com expressões regulares. Para remover um campo de data, atualize-o na guia “Por documento do MS Office” e siga o formato de data para atualizá-lo.

Os campos de data têm o formato UTC a seguir (exemplo):

2017-06-19T15:09:00Z

Certifique-se de inserir a data no formato acima.

ADICIONAR OUTRA SUBSTITUIÇÃO

Este botão só está disponível na guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados”.

Este botão cria uma nova linha para permitir uma nova operação de localizar e substituir nos metadados.

CARREGAR DE MODELO EXCEL OU CSV

Este botão só está disponível na guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados”.

Este botão permite carregar suas substituições de uma planilha do Excel (.xlsx) ou de um arquivo .csv. Exporte para CSV primeiro e use esse arquivo como ponto de partida para suas entradas. Consulte Carregar substituições de propriedades do documento / metadados de um modelo EXCEL/CSV.

EXPORTAR PARA CSV

Este botão só está disponível na guia “Localizar/Substituir/Atualizar metadados”.

Exporte as operações de propriedades do documento / metadados para um arquivo csv.

LIMPAR

Remove todas as operações de localizar e substituir metadados e as atualizações rápidas e lê novamente os metadados dos seus documentos.

Exportar metadados para CSV

Use este botão prático para exportar TODOS os metadados para um arquivo csv que pode ser aberto no Excel. O arquivo tem uma linha por documento e propriedade, com as colunas File, Property e Value, e é aberto quando a exportação termina. Você pode ver TODOS os seus metadados aqui, bem como nas diferentes guias desta tela.

Se os metadados ainda não foram lidos (200 documentos ou mais), eles são lidos primeiro. Assim como com “CLIQUE AQUI”, isso remove as operações de localizar e substituir e as atualizações rápidas inseridas até o momento.

Salvar e fechar

Clique em “Salvar e fechar” quando terminar. Depois volte à tela principal, selecione a saída na etapa 4 e clique em “Realizar substituições ou extrações”.